¿Cómo llevan a cabo la digitalización las PYMES?

Actualmente, cuando una persona decide entrar al mundo empresarial, encuentra diversas alternativas para comenzar su actividad: desde ser autónomo hasta una gran empresa con una estructura jurídica, corporativa y comercial ampliamente desarrollada, pasando por las denominadas PYMEs.

En este sentido, el tipo de empresa que se quiere constituir, no solo depende de la intención, sino también de otros factores económicos, jurídicos e incluso sociales. Así, es muy importante definir claramente desde el principio, cuál es el tipo de empresa se quiere crear y cómo queremos hacerlo, ya que de esta forma podremos apreciar una serie de elementos que determinarán cuáles son las características y la normativa que se debe cumplir.

En los últimos años, se han producido una serie de cambios significativos y numerosos avances tecnológicos que afectan a la manera en que una empresa desarrolla sus tareas diarias. En este artículo nos referiremos específicamente a las pequeñas y medianas empresas y cómo se pueden implementar estos cambios en la misma. Además, te contamos cuáles serían las principales ventajas de llevar una PYME a la era de la digitalización.

PYMEs en la era digital

Al igual que cualquier otra organización, hoy en día las PYMEs no han quedado exentas de ser alcanzadas por la imparable ola de la digitalización, la cual pasó de ser una opción a una necesidad. Todo ello especialmente debido al general e imprevisto cambio que trajo consigo la crisis generada por el Covid-19. Con él, no solo se ha visto una aceleración los procesos de adaptación tecnológica, sino que también se han hecho evidentes los beneficios que la tecnología trae consigo.

La digitalización ha influido en la optimización de los procesos productivos propiamente dichos, como comerciales. Es un hecho ampliamente demostrado que aumenta la eficacia y eficiencia de la empresa, generando incluso armonía entre los empleados. De esta manera, se aumenta la rentabilidad, disminuyendo los costes y mejorando los sistemas de comunicación con los clientes, lo cual se traduce en mayor competitividad y en el incremento de usuarios y consumidores.

Es importante tener claro que la transformación digital no implica la simple adquisición e instalación de dispositivos y equipos, sino que es un proceso que una vez iniciado e instaurado debe ser continuo. Además, hemos de saber que la digitalización no es un fin en sí misma, sino un medio para lograr un objetivo: incrementar las ventas y reducir los gastos. Por tanto, es vital programarla y ejecutarla de la manera más organizada posible, creando en primer lugar un plan estratégico, con fines bien definidos y acciones individuales, dirigidas a transformar y adaptar las instalaciones y procesos, e incluso capacitar al personal de la empresa.

Dentro de este ámbito, en el momento en que una PYME emprende el camino hacia la digitalización, debe empezar, como ya se ha mencionado, con un proyecto. Para ello, siempre resulta conveniente apoyarse en profesionales que la acompañen y aconsejen durante el proceso y considerar en qué orden y medida operará la digitalización en la compañía. Y todo ello, partiendo del inventario de todo aquello de lo que disponemos (equipos, softwares, personal capacitado, etc.), estableciendo los objetivos a corto, mediano y largo plazo, y determinando los requerimientos y el camino a seguir para alcanzarlos.

Herramientas usadas en la digitalización de las PYMES

Cabe resaltar que una ventaja que actualmente tiene cualquier PYME para su proceso de digitalización es el acceso a las múltiples herramientas que funcionan a través de Internet. Se trata de instrumentos que ofrecen distintas posibilidades, como son:

• Espacios para el almacenamiento de datos en la nube, que facilitan la transferencia de datos para compartirlos con clientes, empleados o socios sin importar la hora o ubicación.
• Programas en la nube de gestión empresarial, facturación y contabilidad, los cuales nos permiten mantener un control ordenado de las operaciones diarias de la empresa que impliquen cambios en el flujo de caja de la empresa. Para una PYME, al igual que para cualquier empresa, se trata de un elemento fundamental. Además, como cualquier herramienta que funcione a través de Internet, es posible acceder a estos sistemas a través de Internet, por lo que es irrelevante el lugar en el que nos encontramos desarrollando nuestra actividad.
• Más específicamente, en el ámbito de la comunicación, tanto interna como externa, existen numerosas herramientas de telefonía para empresas en la nube que pueden ayudar a las PYMES a llevar a cabo el proceso de digitalización con éxito. Actualmente, estos sistemas permiten el contacto a través de voz, vídeo y chat por Internet, ya que todo se encuentra alojado en la nube y nada ocurre en los dispositivos. Así, es posible mantener una conversación a través de estos medios desde cualquier parte del mundo con cualquier dispositivo (ya sea móvil, ordenador o tablet) conectado a Internet. Este hecho, además de facilitar la movilidad de los integrantes de la PYME, permite el ahorro en costes, ya que no se requiere ninguna inversión, sino los equipos de los que se disponga en el momento.
• Finalmente, un software CRM o sistema de gestión de clientes es otra de las soluciones que contribuirá a la digitalización de las PYMES. Gracias a ellos, es posible mantener un registro de todas las interacciones entre la empresa y los clientes, teniendo toda la información acerca del estado de los pedidos y las conversaciones previas en una misma plataforma. Además, es posible su integración con los sistemas de telefonía que mencionábamos anteriormente, en concreto, con las centralitas virtuales. De esta forma, es posible la identificación del cliente antes de que se descuelgue la llamada, de manera que los empleados puedan visualizar los datos del mismo automáticamente y desde la misma plataforma, ya que toda la información se encuentra recogida en el mismo lugar.

• Estos sistemas de tecnología avanzada ofrecen a las PYMES la posibilidad de poder adaptarse a un entorno tecnológico en constante cambio, procurando una adecuada planificación de recursos y una atención al cliente óptima.

  Por último, es importante tener en cuenta que la capacitación de los integrantes del equipo de trabajo de la PYME es indispensable en el proceso de digitalización, ya que si bien la inclusión de la tecnología perfecciona los procesos, no reemplaza completamente el elemento humano, sino que es fundamental para su apoyo, facilitando el alcance de los objetivos de la empresa.