Antes de reflejar el marco legal de la factura electrónica, tanto en España como en Europa es importante esclarecer algunos datos importantes.
Una factura electrónica es un justificante de la entrega de uno o varios bienes o de la prestación de servicios que se expide y recibe en un formato totalmente electrónico, en la que el receptor ha de aceptar su consentimiento y que, a efectos legales, es exactamente igual a una de papel.
Por ello, se puede decir que la facturación online es una alternativa legal a la facturación tradicional.
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¿Cómo realizamos la facturación electrónica?
En primer lugar hay que diferenciar si se va facturar a las administraciones públicas o a otras empresas.
En el supuesto de que se vaya a facturar a las administraciones públicas, las facturas deberán estar escritas en un lenguaje informático específico como es facturae, cuyo lenguaje es XM (KeyANDCloud es un programa que te permite exportar las facturas en este formato), deberán estar firmadas de forma electrónica y, por supuesto, se deberá indicar el destinatario de la factura, lo que se puede hacer a través de un programa informático especializado en crear facturas electrónicas o mediante la expedición de un prestador de servicios.
En el caso de querer facturar a otra empresa, lo primero que se necesita es tener una firma electrónica avanzada con un certificado electrónico reconocido, que puede ser el DNI electrónico o, si se utiliza un prestador de servicios, será éste el que firme de forma electrónica las facturas.
Se pueden realizar a través de programas ofimáticos, como ya se ha visto, con la intermediación de un prestador de servicios de facturación o incluso que sea el propio destinatario quien cree esas facturas, a esta forma de facturar se le denomina autofacturación.
Beneficios de la factura electrónica
– Reducción en los costes ya que desaparecen los procesos de clasificación y registro manual. Se ahorra sobre todo papel en su almacenaje y en la cantidad de copias que debían realizarse.
– Se emiten de forma más rápida, lo que hace que los destinatarios puedan pagarlas también de forma más rápida.
– Mejora la productividad, ya que se conoce el momento exacto en que el cliente la ha recibido, por lo que no necesitamos confirmación por su parte.
– Mayor satisfacción de los clientes, puesto que reciben un mejor servicio y más rápido.
– Al reducirse el tiempo de procesado de las facturas se agilizan los cobros y los pagos.
– Optimiza la búsqueda de facturas. La búsqueda en papel era muy lenta y el procesado de las facturas electrónicas nos ayuda a que las veamos de forma mucho más rápida y a mejorar el control sobre las facturaciones.
Lo que permite la facturación electrónica, en resumen, es procesar las facturas de una empresa de forma automática, lo que además de disminuir los costes en papel mejora la productividad empresarial.
Marco legal de la factura electrónica en España y Europa
La Directiva 2014/55/UE exige a los estados miembros el uso de la facturación electrónica en la contratación pública a partir del próximo 27 de noviembre de 2018, con objeto de facilitar las relaciones comerciales a través de un estándar común.
España, Italia, Portugal o Francia son algunos de los Estados que ya tienen legislación propia en materia de facturación electrónica. El problema radica en que no existe interoperabilidad entre sí. por ello la aprobación de la Directiva 2014/55/UE surge para crear un estándar europeo que garantice la interoperabilidad.
El 15 de enero de 2015, a raíz de la Ley 25/2013, se marca la obligatoriedad en España para la facturación entre administraciones públicas y sus proveedores, así como en algunos sectores con gran transcendencia económica como la banca, compañías eléctricas, de agua o gas, agencias de viajes o el sector de las telecomunicaciones.
Obligaciones del emisor y del receptor
El emisor debe obtener el consentimiento de forma expresa del receptor a través de cualquier medio de comunicación, bien sea verbal o escrito. Se debe crear la factura con una aplicación informática que contenga los contenidos mínimos establecidos, la firma electrónica ha de ser reconocida, debe tener una remisión telemática y se debe conservar la matriz de la factura, es decir, todos los datos y ficheros que permitan la generación de las facturas.
Se deben contabilizar y anotar en los registros del IVA, así como conservarse durante el período determinado de prescripción y tener un acceso completo a los datos así como visualización, búsqueda selectiva, descarga, copia e impresión.
Las obligaciones del destinatario son la recepción de la factura por medios electrónicos, asegurar la legibilidad en el formato original, verificación de los contenidos mínimos exigibles y de la firma electrónica, conservar los originales firmados, incluir en la contabilidad y sus registros en el IVA, conservación y acceso completo a visualización, búsqueda selectiva y copia, incluidas la posibilidad de descarga e impresión.
En ambos casos todo ello puede ser realizado también mediante una subcontratación a un tercero.
