Los documentos de factura pro forma son aquellos que se declaran con un compromiso por parte del vendedor de dar servicios o productos específicos al comprador, y siempre a un precio cerrado. Un documento de facturación de este tipo no es ordinario, sino provisional, y se suele utilizar en algunas operaciones de comercio exterior. No obstante, en algunas ocasiones, se puede enviar a los clientes dentro de territorio nacional los detalles de la operación comercial.
En las operaciones extranjeras, esta factura es emitida por los exportadores con el objetivo de que el comprador o importador cuente con toda la información acerca de todos los elementos que son referidos en esta operaciones. Cuando el comprador acepta la oferta, la factura de este tipo sirve para que el exportador pueda confirmar los datos de las ventas.
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En las facturas pro forma se justifican operaciones que aún no han terminado
En estas operaciones, la factura pro forma llega a justificar las operaciones que todavía no han acabado. Esto es así hasta que el cliente o importador reciba los bultos. En las facturas ordinarias se detallan las condiciones de la venta, mientras que en estos documentos provisionales se declara el valor de las mercancías.
Si el exportador o importador son socios en operaciones comerciales, es decir, si realizan más de una operación cada poco tiempo, esta factura llega a sustituir a una oferta comercial, que es en la que el exportador hace propuesta de precio y resume las condiciones de venta en la operación.
Para qué se usan las facturas pro forma
Este tipo de documentos se llegan a usar, también, para otro tipo de operaciones que se encuentran relacionadas con el comercio exterior:
– Para el acompañamiento de envío de muestras que no cuenten con valor comercial.
– Para que el comprador llegue a tramitar una licencia de importación.
– Para solicitar una apertura de un crédito documentario a un banco emisor (banco comprador), si se elige como instrumento de pago en la operación de comercio exterior.
Se debe tener en cuenta que en este tipo de factura se tiene que incluir en el encabezamiento la palabra “pro forma”, que deberá estar bien visible, para que no se confunda con otro tipo de factura. Eso sí, estas facturas no se numeran. Es aconsejable, por otro lado, que no cuenten con sello ni forma, excepto cuando el cliente así lo desee.
El contenido de la factura pro forma
El contenido de este tipo de documento es similar al de una factura tradicional. Debe contar, por lo tanto, con los siguientes apartados:
– La fecha en la que se ha emitido.
– El nombre de la compañía, el domicilio de la misma y la identificación fiscal (o bien el número de IVA para las ventas realizadas en la UE) de la compañía exportadora, es decir, el expedidor.
– El nombre de la compañía, el domicilio y la identificación fiscal (o bien el número de IVA para las ventas realizadas en la UE) de la compañía que compra, es decir, el consignatario o destinatario.
– La descripción de la mercancía, mencionando expresamente la cantidad o unidades que se venden.
– El precio de cada unidad y el precio total en el INCOTERM y las divisas que intervienen.
– La cantidad o cantidades de bultos, su preso bruto, peso neto y el volumen.
– El desglose detallado de los gastos de seguros y transporte, si corren a cuenta del exportador, especialmente a los efectos del cálculo del valor estadístico o comercial.
Este tipo de facturas disponen de diferente sentido se pueden utilizar para enviar un presupuesto en un potencial acuerdo comercial. Su emisión conlleva la existencia de un vínculo comercial entre un proveedor y un cliente, generado por los acuerdos previos a la negociación entre las partes.
En general, una entidad a la hora de emitir estas facturas puede contar con un software de facturación que disponga de plantillas para generar las facturas y enviárselas de forma directa a los clientes. Con posterioridad, las que son aceptadas se convierten en facturas y son enviadas de forma directa para realizar el pago de las mercancías.
Ventajas de elegir este tipo de facturas
Uno de los mayores beneficios de la factura pro forma es su aplicación en el ámbito del comercio internacional, en el cual aumenta la confianza de la transacción entre importador y exportador.
Otra ventaja es que, aunque no disponga de validez fiscal, sí que cuenta con una gran eficacia a la hora de ejercer reclamaciones entre ambas partes. Así, se consigue afianzar la seguridad en este tipo de acuerdos ante posibles imprevistos.
En conclusión, la factura pro forma es uno de los elementos más utilizados en los acuerdos comerciales tanto a nivel nacional como internacional. Este tipo de documento cada vez tiene mayor acogida entre las empresas por las ventajas mencionadas anteriormente, por lo que, disponer de un software que las genere facilitará las labores administrativas en la compañía.
