La tesorería es especialmente importante porque se refiere a todas aquellas operaciones a corto plazo que se realizan en una compañía y que están relacionadas con el flujo monetario. Una política de pagos y cobros a corto plazo coherente es fundamental para asegurar la salud de un negocio. A este respecto, existen algunas pautas que se pueden seguir para gestionar esta vertiente mejor, lo que redundará a medio plazo en la salud de la empresa.
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Cómo mejorar la gestión de la tesorería
Las operaciones de tesorería buscan optimizar el ciclo de negocio de compras y ventas, aumentando la rotación y eliminando en la medida de lo posible el pago de intereses onerosos. Por otra parte, se busca reducir la necesidad de financiación, de manera que una gestión inteligente de esta disciplina resultará beneficiosa para la empresa.
Como regla general, en los contextos de expansión o crecimiento de un negocio mantener un flujo de caja en buenas condiciones es relativamente fácil, porque el aumento de los ingresos ofrece disponibilidad. En los negocios con problemas o en los mercados muy maduros suelen ganar importancia las políticas de refinanciación de la deuda o el factoring para adelantar el cobro de facturas si es necesario.
Por lo tanto, contar con un flujo de caja en buenas condiciones es importante para tener capacidad de respuesta ante imprevistos o para aprovechar ofertas de bienes o servicios necesarios para la actividad de la compañía. Existen algunas medidas que se pueden implementar para conseguir el resultado deseado que están relacionadas con el funcionamiento ordinario de los pagos y cobros de la empresa.
Centralizar las operaciones
Si bien es importante que exista coordinación entre los departamentos de la empresa, también lo es asegurar la operatividad en toma de decisiones para evitar problemas. Por este motivo, y en especial en las empresas de un cierto tamaño, es recomendable contar con un departamento especializado que gestione todas las operaciones de flujo de caja y las relaciones con entidades financieras.
Uno de los grandes problemas con el que se encuentran la mayoría de las empresas es falta de coordinación. El departamento de tesorería es el que se tiene que encargar de gestionar los cobros y los pagos y, a ser posible, hay que eliminar las duplicidades.
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Implementar una estrategia coherente de pagos y cobros
Tener un buen flujo de caja es fundamental para que las compañías funcionen mejor y, por lo tanto, conviene que los gestores se planteen una política de pagos y cobros coherente que facilite la disponibilidad de recursos. Hay que evitar que no haya dinero cuando corresponde para pagar nóminas, mercancías o impuestos porque el principal problema se origina con los recargos o, peor aún, con las sanciones administrativas.
El departamento de tesorería ha de trabajar codo a codo con la dirección para indicar dónde se pueden originar los problemas en estos casos, indicando qué clientes tienen más riesgos. Cuando se realizan previsiones de beneficios, se tendrá que transmitir esa información a los encargados de gestionar los pagos y cobros.
Utilizar los medios telemáticos
Los sistemas de banca electrónica sirven para gestionar desde la oficina determinadas operaciones de pagos y cobros, de manera que los empleados del departamento no se tendrán que desplazar para realizar esos trámites. Hoy se pueden automatizar la mayoría de los trámites con las entidades financieras y así ahorrar tiempo, lo que a medio plazo se traduce en dinero.
Además, es aconsejable potenciar la relación telemática con los clientes y domiciliar los cobros, de manera que se tarde lo menos posible en realizar las operaciones de flujo de caja. Una llamada telefónica si hay demora en el cobro o un recordatorio por correo electrónico pueden ayudar mucho a mejorar las cifras de activos corrientes.
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Utilizar un software de facturación
Contar con un programa para facturar es fundamental porque servirá para agilizar los procesos y rebajar la tardanza en el cobro, además de optimizar el uso de los recursos. Es más sencillo consultar puntualmente cuál es el estado financiero de una factura o de un pago en el banco en vez de tener que realizar esfuerzos adicionales. El software de facturación es un aliado necesario en las empresas para las labores de planificación.
Existen varias herramientas que incluyen la facturación, contabilidad, cobros, pagos e inversiones. El consejo es utilizar aquellas que se adapten a las necesidades de cada empresa; en cualquier caso, los ERP y CRM de KeyANDCloud están preparados.
Conclusion de la importancía de la tesorería
La tesorería es una parte fundamental de las compañías, sobre todo si se busca aumentar la rentabilidad y evitar que, a medio plazo, existan problemas que les obliguen a refinanciarse y pagar más intereses. Como regla general, todo lo que sirva para automatizar los procesos es recomendable por cuestiones de eficacia y eficiencia. La utilización de las herramientas de software de facturación que ofrece KeyANDCloud.
