La factura es un documento fundamental para la contabilidad del autónomo, que por medio de este documento puede hacer constar los productos o servicios prestados ante diferentes clientes. Al inicio de la actividad profesional es habitual tener dudas sobre cómo crear una factura. Lo más importante, en este caso, es concretar qué datos no pueden faltar en ella.
El autónomo va adquiriendo una mayor experiencia práctica en la elaboración de las facturas a partir de su propia trayectoria laboral. De hecho, un mismo modelo de factura puede servir como ejemplo para realizar las posteriores.
A continuación, se detalla el proceso de elaboración de una factura con todos los datos necesarios para hacer constar su valor comercial.
Contenido
Datos de la factura
1. Identificación del autónomo que consta como autor de la factura por el trabajo realizado. Es preciso añadir el nombre y los dos apellidos, la dirección física, el código postal y la ciudad. Además, también es fundamental añadir el DNI cuando factura un freelance o el CIF cuando quien factura es una empresa. Estos datos fiscales aportan valor legal a este documento.
2. Identificación del cliente. Una factura es un documento que muestra una relación comercial entre un prestador de servicios y un cliente. Por tanto, al hacer una factura, el emisor debe pedir al cliente que le facilite los datos correspondientes para añadir en el documento.
3. Número de factura. Cuando un autónomo factura por su trabajo, lo hace en un orden secuencial, es decir, esta cronología debe estar presente en la contabilidad de empresa. De este modo, el dato que no puede faltar en la factura es el número correspondiente de tal forma que no haya coincidencias entre dos diferentes.
4. Fecha. No solo la numeración es muy importante para contextualizar el documento, sino que también es esencial anotar la fecha específica de emisión de la factura para darle un valor temporal dentro del año. Una fecha próxima al tiempo en el que se realizó el trabajo que acredita el documento. Además, cada nuevo año, como punto de inflexión de un nuevo ciclo laboral, es recomendable comenzar de nuevo con la numeración.
5. Productos o servicios facturados. Es decir, se deben detallar estos elementos que dan valor al contenido de la factura. En ese caso, se debe acompañar cada elemento por el precio correspondiente para poder elaborar la suma total. Esta suma da como resultado la cantidad específica a la que se añade también la aplicación del IVA del 21 % y la retención del IRPF del 15 %. Datos muy importantes porque el autónomo debe presentar el IVA cada trimestre.
6. Medio de realización de pago. Este aspecto es muy importante puesto que, a veces, el cliente realiza el pago al contado por medio de dinero en efectivo. Sin embargo, con mucha frecuencia el pago se realiza a través de transferencia bancaria y PayPal. En ese caso, es positivo concretar el medio determinado.
A este respecto, también es adecuado hablar previamente con el cliente para preguntarle cuál es el medio que prefiere puesto que un autónomo puede ofrecer diferentes opciones de pago por sus productos o servicios ofrecidos. Hasta el momento en el que el cliente no recibe la factura, no realiza el pago correspondiente.
Añadir el logotipo en la factura
La contabilidad del autónomo y de una empresa es muy importante como tarea fundamental de tesorería y, también, como aspecto legal al facturar cada trabajo realizado. Por esta razón, muchas personas también buscan fórmulas efectivas para simplificar esta tarea por medio de programas de facturacion gratis. KeyANDCloud permite crear plantillas de factura totalmente profesionales. Una herramienta con la que es posible añadir el propio logotipo de la empresa. De este modo, el documento queda totalmente personalizado y esto mejora la imagen de marca ante el cliente. Un programa que ofrece la ventaja añadida de poder realizar las facturas de forma rápida y sin riesgo de cometer errores.
Es importante añadir el logotipo en la factura puesto que esta imagen visual es la carta de presentación con la que una empresa se presenta ante el público objetivo y adquiere una proyección social. De este modo, además de todos los datos que pueden personalizar un negocio de forma individual y que quedan concretados en la plantilla de factura, se suma también este signo distintivo de marca. Esta factura tiene un valor de compraventa, es decir, un documento de carácter mercantil que hace constar todos los detalles de una relación comercial.
Los datos que debe contener una factura son los mismos en su soporte físico o en su versión digital, sin embargo, cada vez más empresas valoran el soporte online por los beneficios de seguridad que ofrece y la ecología verde propia del ahorro en el consumo de papel. Todos estos datos aportan a este documento un valor fiscal muy importante.
