La clave para usar un programa de gestión de facturas

La gestión del proceso de facturación es un punto fundamental y de inflexión a la hora de mejorar los beneficios que nos reporta nuestra empresa. El problema habitual al que se suelen enfrentar las pequeñas empresas a la hora de facturar es que no suelen contar entre sus filas con un especialista en contabilidad. A la hora de enfrentar el proceso de facturación, las empresas pequeñas o negocios tradicionales no saben muy bien como hacerlo, y aunque cuentan con la existencia de programas de facturacion gratis, no los usan. A la hora de la facturación hay que seguir unas pautas para solventar estos problemas.

Herramientas al alcance de todo el mundo

Hoy en día con las nuevas tecnologías tenemos un mundo de posibilidades frente a nuestros ojos, por ello, sería absurdo no utilizarlo en nuestro negocio. A la hora de la facturación, contamos con una herramienta que facilita enormemente esta tediosa e importante labor que tenemos frente a nosotros, el programa de gestión de facturas, con él podemos obtener importantes mejoras en el proceso de facturación de nuestro negocio, tales como eficiencia, ahorro y control.

La eficiencia por parte del encargado de facturación, ya sea un departamento o una sola persona. Esto por supuesto varía dependiendo de la carga de trabajo que tenga que soportar. Un servicio eficiente ahorraría tiempo y mejoraría el proceso de facturación. Optimizar el tiempo es algo fundamental para el negocio, porque el ahorro del tiempo se traduce en aumento de las ganancias.

El ahorro una palabra que hay que tener siempre presente en la gestión de un negocio, y que podrás obtener usando el programa de gestión de facturas para mandar las facturas a los clientes, y no solo ahorras dinero, sino tiempo, algo igualmente importante.

El control sobre el envió de la factura, así como los datos sobre el momento en el que el cliente lo recibió y a que hora se envió serán muy valiosos y fáciles de obtener usando esta herramienta.

A todas estas ventajas aquí definidas podemos añadir otras como el ahorro de espacio ya que todos los documentos estarán guardados en la nube virtual.

Otro punto importante a la hora de usar un programa de gestión de facturas es tener claro a qué tipo de facturación se enfrenta tu empresa y cuál es el más idóneo para ella en función de la actividad que lleva a cabo.

La facturación progresiva es habitual para solventar este problema en clientes que tienen entre manos un proyecto de gran envergadura. A medida que el cliente vaya llegando a determinadas fases del proyecto se le irá emitiendo una factura por ello, de manera que se pague de forma escalonada hasta el fin del proyecto. Es la mejor opción para empresa y cliente, pues por una parte la empresa mantiene un flujo económico constante que le permite continuar con el proyecto frente a los gastos que se puedan ocasionar, y por su parte el cliente, en caso de problemas, el capital que perdería sería mínimo durante las primeras partes del proyecto, pues el desembolso económico sería menor que el total del precio a pagar.

Lo que está claro a estas alturas es que una solución para mejorar el proceso de gestión y facturación es la automatización de esto. Empezando por automatizar tareas repetitivas, por cuestiones principalmente de ahorro de tiempo y para erradicar posibles fallos producto del agotamiento de la repetición, además por supuesto del beneficio que supone ese ahorro de tiempo el cual podremos dedicar a otras actividades que pueden aumentar el volumen de beneficios. En el departamento de Recurso Humanos o en los departamentos dedicados a la contabilidad hay un volumen muy alto de tareas, y estas por supuesto tienen diferente valor, algunas con un valor alto y otras con un valor menor. Concentrando nuestra atención en aquellas que cuentan con un alto valor son aquellas que se relacionan de manera más directa e inmediata con un beneficio al negocio.

Resumiendo lo que se acaba de citar podemos sacar tres grandes pautas a la hora de hablar sobre la automatización de este proceso de facturación:

Aumentar las horas dedicadas a valor alto, automatizando aquellas actividades de menor valor, esto es conocido como automatización de procesos rutinarios, los cuales reportan menor beneficio a la empresa si el tiempo que se les dedica es excesivo.

Hay que aprovechar al máximo rendimiento las horas de mayor valor, pues están directamente relacionadas con el beneficio obtenido.

Introducir una nueva metodología para fomentar aquellas tareas de mayor valor es otro buen punto que debes considerar, es decir, definir claramente un sistema que diferencie entre las tareas de mayor valor frente a aquellas de menor valor.

Todas estas pautas te serán de gran utilidad a la hora de usar un programa para la gestión de facturas, con el cual podrás llevar tu negocio al siguiente nivel.