Las nuevas tecnologías han permitido una evolución del sistema de facturación tradicional, ya que la factura electrónica tiene la esencia del documento en papel, pero aportando el beneficio añadido del ahorro económico. Además, este sistema de contabilidad también es responsable con el medio ambiente al potenciar el uso adecuado en el consumo de papel.
Por tanto, esta decisión también es una fórmula que permite a una persona o entidad reforzar la marca corporativa con una filosofía ecológica con la que proyectar una mejor imagen ante el cliente.
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Ventajas de la facturación electrónica
La principal ventaja de las facturas electrónicas respecto de las facturas en papel es el formato en el que se presentan. Desde el punto de vista visual, resulta más atractivo. De este formato se deduce también una segunda consecuencia positiva.
El documento digital aporta inmediatez en el envío, evitando los tiempos de espera asociados al correo postal. Este tipo de envío postal también tiene asociados unos gastos añadidos en sobres y sellos, así como un tiempo extra en la preparación de todos los envíos. Por el contrario, se puede buscar un programa de facturacion gratis.
¿Qué datos debe contener este documento en cualquier formato? Número, fecha, datos identificativos del emisor, datos identificativos del cliente, concepto de los servicios prestados y medio de pago (cuenta bancaria o PayPal).
La facturación en papel obliga a las empresas a utilizar una gran cantidad de espacio físico en la oficina por medio de archivos y clasificadores de documentos. Por tanto, evitar este tipo de ocupación de espacio es una forma de ganar amplitud en el lugar de trabajo mejorando la calidad de vida en la oficina dada la relación constante que existe entre el orden exterior y el estado de ánimo interno.
Una empresa acumula tantas facturas en un solo año de trabajo que la localización de un documento entre tanta información resulta una tarea muy compleja. Esta localización específica de un documento requiere de tiempo y paciencia. Sin embargo, la ventaja de las facturas en excel es que el autónomo puede localizar aquella que está buscando en cualquier momento con una simple búsqueda con el ordenador.
Esto no solo aporta ahorro de tiempo, sino también libertad de ubicación, ya que la persona no tiene que estar físicamente en un lugar determinado para poder realizar esta gestión como sí ocurre en el caso de los datos almacenados en papel que se guardan en un lugar concreto. La conexión a internet reduce todas las distancias en una sociedad global. Y la contabilidad también puede beneficiarse de esta ventaja.
Por tanto, esto aporta comodidad y mejora la gestión de los gastos e ingresos por medio de un sistema que es más atractivo desde el punto de vista pedagógico incluso para aquellas personas que tienen más dificultades para las matemáticas.
Además de ello, el formato digital aporta una mayor seguridad puesto que este soporte no está expuesto a factores ambientales como la humedad, que puede afectar al papel o la propia ley del paso del tiempo, que también deja una huella física en este material.
Mientras que la factura en papel puede ser copiada, por el contrario, el documento digital no puede ser modificado bajo ningún concepto. Así como la firma de una persona contiene la información única de la grafología, en la misma línea, el sello digital garantiza la autenticidad del emisor.
La factura en papel también es vulnerable de pérdida como consecuencia de un desvío. Sin embargo, esto no ocurre con el documento online y, considerando que la información que contiene es tan importante, la factura digital aporta una mayor tranquilidad emocional respecto a la protección de los datos personales.
El documento digital está acompañado por una firma electrónica que garantiza la autenticidad del mismo frente a cualquier plagio. El soporte físico no excluye el papel de un modo definitivo, sino que lo complementa, ya que, si una persona quiere tener una copia impresa de la factura electrónica, puede tenerla.
La gestión del tiempo es uno de los aspectos más importantes en una organización y también en la gestión de la vida laboral de un autónomo al tener que gestionar distintos aspectos en su trabajo. Por esta razón, la factura electrónica permite optimizar los plazos en la contabilidad al agilizar cualquier proceso.
Imagen visual de la factura electrónica
Y muchas empresas han actualizado su sistema de contabilidad para adaptarlo a las necesidades del sistema actual, marcado por las competencias tecnológicas. Algunas organizaciones ya no admiten el papel por considerar que esta costumbre está en desuso.
KeyANDCloud es un programa facturación que ofrece calidad en el servicio pudiendo automatizar las distintas gestiones administrativas de cada día.
Es posible diseñar un modelo personalizado de factura y también enviar un recordatorio de pago. Por tanto, la adaptación al contexto tecnológico presente aporta beneficios positivos en la facturación.
