Notificar Facturas Vencidas a Clientes

En este tutorial te enseñamos cómo utilizar la función de envío de recordatorios de facturas vencidas a tus clientes.

¿Cómo saber si tengo facturas no cobradas?

Recordemos primero que al entrar en KeyANDCloud puedes controlar el vencimiento de cada una de todas las facturas que hayas emitido. En la zona “Agenda” de tu “Panel de Control” (portada) encontrarás tus facturas online listadas a su fecha de vencimiento. Puedes visualizar esta información por mes, semana o por día. Así puedes controlar tu cobros en cualquier momento y en tiempo real.

Vista a la portada (panel de control) del programa de facturación KeyAndCloud

Estas mismas facturas se encuentran en otros lugares de KeyAndCloud: en la sección “Facturas” y también en tu “Carpeta”.

¿Cómo avisar a mis clientes que tienen facturas pendientes de pago?

Paso 1 – Acceder al listado de facturas no cobradas

En tu plantilla KeyANDCloud de facturación online, selecciona tu cartera y haz clic en “Recibos

 Panel de Control> Cartera> Recibos

vista del menú de navegación en el programa de facturación KeyAndCloud

Paso 2 – Seleccionar destinarios y “enviar notificación por correo”:

En la lista, selecciona los clientes deudores / facturas no pagadas a quien quieres enviar un recordatorio. Por defecto todas las facturas vencidas y no pagadas a la fecha del día corriente estarán seleccionadas. Es el momento de enviar de manera profesional, segura y personalizada un recordatorio en lote a tus clientes deudores.

Panel de Control> Cartera> Recibos

Vista a Selección de facturas vencidas o no cobradas

Editar el mensaje y proceder al envío en lote

Hemos redactado un correo básico para que puedas enviarlo “tal cual” a tus clientes y así ganar aún más tiempo. Igualmente puedes: modificar el título del mensaje, modificar el mensaje, recibir o no una copia (a la dirección de correo electrónico registrada con tu cuenta/ empresa KeyAndCloud). Se enviará un correo por cada cliente con su factura.

El mensaje de alerta por defecto es el siguiente:

Título: Nombre del Cliente / Facturas Pendientes

Mensaje: Apreciado/a (Nombre del Cliente)

Tiene una o más facturas pendientes de pago. Por favor normalice la situación.

Un saludo.

Pantalla de edición, recordatorio facturas por cobrar

Por defecto el número de la factura pendiente de pago no aparece en el correo. No obstante puedes añadir esta información en tu propio título o mensaje al escribir los códigos (variables) siguientes:

#CLIENT# (nombre del cliente) y/o #CODE# (número de la factura).

En la siguiente imagen hemos modificado el título y el mensaje añadiendo un número de la factura:

Pantalla de edición y automatización, recordatorio facturas por cobrar

NB: No hace falta poner tus datos de contacto ya que la variable #COMPANY# te permitirá acabar tu correo añadiendo de manera automática las informaciones de tu empresa.

Cobros controlados, enviar y esperar el pago ;P

Cuando tengas tu correo listo cliquea en “enviar recordatorio”. Un mensaje KeyAndCloud te informará que el correo (mailing) se ha enviado con éxito.

pantalla de confirmación de envío en lote

NB: ¡Atención! Tienes que haber integrado un correo electrónico de contacto por cada uno de tus clientes. En KeyANDCloud puedes actualizar la ficha de un contacto en cualquier momento al cliquear en su nombre.

Los modelos de correo también los puedes editar y modificar en cualquier momento accediendo a «Configuración» pues «Conf. de Correo» desde tu menú de navegación. Aquí también puedes acceder al historial de correos enviados.

Logo KeyAndCloud

No dudes en contactar con nosotros si tienes dificultades a utilizar el envío automático de recordatorios o cualquier otra duda/ comentario o sugerencia que puedas tener en cuanto al programa de facturación. Te atendemos de lunes a viernes por teléfono, en el live chat de tu plataforma KeyANDCloud o por correo electrónico.

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