Nuevas herramientas de tesorería

La sociedad y sus tecnologías están cambiando a gran velocidad, en especial, en las últimas décadas. Todo el mundo acepta esta realidad e intenta adaptarse a ella. En el caso de las empresas, saber utilizar las opciones a su disposición es el mejor camino (o incluso el único) para sobrevivir en la competitiva arena económica. El contexto digital está creando unas nuevas condiciones técnicas, económicas y hasta sociales. La primera línea divisoria es clara y se traza entre las empresas que vayan quedando atrás y aquellas otras que, en cambio, sepan adaptarse a las nuevas exigencias e interesantes herramientas que están a su alcance. En este artículo se exponen las ventajas de contar con un programa de facturación. A continuación, se habla de los beneficios de la automatización; y, por último, se exponen las principales características de una importante ley que afecta a la contabilidad de las empresas.

Ventajas de un programa de facturación

Para llevar a cabo una gestión de la tesorería lo más clara y eficaz posible, existen numerosas herramientas relacionadas con el software de facturación. Una de ellas, muy importante, es la opción de contar con un programa de facturación específicamente diseñado para poder ser usado desde cualquier dispositivo o localización. Los datos y facturas se guardarían en un entorno de seguridad y privacidad, por lo que se podrán dedicar los esfuerzos, el tiempo y los recursos a otras tareas más productivas que la preocupación por los papeles. Si se trata de un programa completo y multifunción, también permitirá rellenar los propios modelos tributarios, como, por ejemplo, los Modelos 303, 115 o 111. De una manera ágil y fiable, es posible, además, conciliar los movimientos con el banco y cargar y actualizar la información.

La opción de prescindir del papel

Ser eficaz al gestionar los recursos es la mejor manera de medir cómo de competitiva va a ser una empresa en el presente y futuro. En un contexto en el que cualquier pequeña ventaja es clave para mejorar la posición estratégica, prescindir del papel es una opción que hay que evaluar; aunque, por supuesto, siempre dentro de las condiciones propias de cada compañía.

Dejar de usar el papel puede suponer un gran ahorro de espacio, dinero y tiempo, además de aumentar la garantía en la custodia de los documentos, pues los distintos softwares pueden ser más seguros que el papel, que está expuesto al fuego, a la sustracción y a otros riesgos que soportan los documentos físicos. La solución paperless cloud está en auge. Así que, en cualquier caso, acudir a programas específicos parece la mejor solución en la administración de la empresa.

Beneficios de la automatización

Desde 2016, la automatización es ya incluso una exigencia para muchas empresas, según la legislación que se expondrá en el siguiente apartado.

Existen herramientas específicas en la gestión de la tesorería muy vinculadas a la automatización. La optimización de los recursos financieros también debe ser cuidada bajo este enfoque.

El proceso de automatizar facturas y otros documentos implica no tener que dedicarse al archivo de documentos ni estar expuesto a los errores de la transcripción manual (o en su posterior lectura). El control de tesorería puede ser mucho más efectivo si se automatiza correctamente la información, centralizándola, sistematizándola y facilitando su rápida consulta.

La automatización conlleva, por tanto, una mejora en el seguimiento de la información. En consecuencia, la intervención y las actuaciones relativas a la tesorería tendrán una base más potente y actualizada. Todo a la distancia de algún clic en el ordenador o dispositivo en cuestión. Se consultan los datos y potenciales errores que se hayan podido cometer.

Nuevo contexto

A principios del mes de diciembre de 2016, el Gobierno de España presentó el SII o Suministro Inmediato de Información, una norma que obliga a algunas empresas a presentar la declaración del IVA de sus facturas en un período máximo de cuatro días. Las empresas obligadas a ello son, sobre todo, aquellas que facturen más de seis millones de euros, por lo que se calculó que afecta a más de sesenta mil contribuyentes, que representan el 80 % del global de la facturación. En cuanto a las demás empresas, lo más recomendable es adaptarse, igualmente, a los nuevos métodos de facturación, ya que con ello se adelantarán a las exigencias futuras. ¿Cómo se pueden adaptar al SII? Las empresas deben contar con un gestor del proceso de automatización para adecuarse a los requisitos.

En resumen y conclusión, existen herramientas muy útiles para gestionar la tesorería de las empresas. Un buen software de facturación podrá incluir diversas opciones. En especial, se han expuesto las características de un programa de facturación diseñado para el día a día de las empresas, los beneficios que la automatización de procesos tiene para la tesorería y la normativa relevante que se ha aprobado recientemente.