La facturación es una tarea que ocupa mucho tiempo que podría emplearse en otras funciones. Sobre todo en las empresas grandes, el número de facturas que hay que expedir puede ser elevado, pero se trata de algo necesario de lo que no se puede prescindir. Sin embargo, sí que se puede intentar optimizar esta tarea con tal de ahorrar tiempo y liberar de problemas al departamento de recursos humanos. A continuación, se detallan algunos aspectos que hay que tener en cuenta para agilizar este proceso.
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Dar prioridad al envío de facturas
Si bien algunas empresas envían sus facturas mensualmente, esto no es recomendable, ya que algunos pagos pueden demorarse unas semanas. Para evitar este tipo de retrasos, lo mejor es dar prioridad a este tema y enviar las facturas uno o dos días después de entregar el producto o servicio. En los casos en los que el volumen de trabajo impida mantener al día la facturación, es recomendable dar prioridad a las facturas de mayor importe.
Para evitar problemas, se recomienda mantener actualizada la base de datoscon las direcciones de los clientes y comprobar regularmente si alguna factura ha sido devuelta. Una buena idea es incluir el nombre del responsable de la empresa proveedora, así como su teléfono de contacto y su correo electrónico, para que el cliente pueda notificar cualquier contratiempo.
Por último, un seguimiento basado en una llamada telefónica al cliente para comprobar el estado de la factura asegurará que los cobros se produzcan sin demora.
Facturas claras y sin ambigüedades
Un punto que hay que tener muy presente es la necesidad de evitar esas expresiones ambiguas como “pago el primer lunes de cada mes”. Si el primer lunes resulta ser festivo, habrá una laguna que el cliente podría aprovechar para retrasar el pago hasta el siguiente mes. Si el cliente dice que paga el día 30, este será otro punto a aclarar de cara al mes de febrero.
Meses de vacaciones
Si los clientes alegan no pagar en agosto y diciembre por ser periodos de vacaciones, la empresa deberá observar si aquellos siguen realizando pedidos en estas épocas.
Errores en las facturas
Otro aspecto que debe considerarse es que cuando la facturación se realiza manualmente, puede haber distracciones o errores de imprenta. Sin embargo, eso no significa que estos fallos carezcan de importancia. Un ejemplo de ello puede ser una equivocación con la fecha que, a pesar de tratarse de un error común, puede llevar a problemas con la contabilidad.
No utilizar Excel
A la hora de realizar la facturación manual, es habitual utilizar Excel. Sin embargo, este ha pasado a ser un método obsoleto y lleva a errores que podrían evitarse.
Estos errores vienen, sobre todo, de que por intentar ahorrar trabajo, muchas empresas sobreescriben facturas antiguas con los nuevos datos. Esto conlleva el peligro de dejarse datos antiguos, como el CIF del anterior cliente.
Otros problemas que están sujetos a hacer facturas en Excel son los errores de imprenta. Un número cambiado puede significar un CIF erróneo o una fecha tres meses anterior a la correcta. Los errores de cálculo del IVA o IRPF son otro error habitual y pueden suponer un problema con Hacienda.
Hay que tener en cuenta además que, al convertir Excel a formato PDF, pueden quedar celdas fuera del área de impresión, lo que puede llevar a la pérdida de datos importantes.
Utilizar un programa de facturación
Todos estos inconvenientes pueden evitarse utilizando un programa de facturación que automatice el proceso y ahorre tiempo.
Una primera ventaja de estos programas es que guardan las facturas en orden, de modo que además facilitan al empresario no tener que acordarse del número de factura pertinente.
Además, permiten acceder a las facturas desde cualquier dispositivo. Esto es especialmente útil para empresarios que viajan a menudo y trabajan en el tren o en el avión.
Otro beneficio es que pueden contener bases de datos de clientes y bases de datos de productos y servicios, facilitando así el envío de facturas. Se pueden programar también envíos periódicos para aquellos clientes con los que se trabaja a largo plazo.
Lo que aquí se oferta es un programa que ayuda a optimizar la facturación y elimina los riesgos de los que se ha hablado anteriormente. Además, este programa de facturación online permite exportar en formato Facturae. Facturae es un formato estructurado oficial y basado en el lenguaje informático XML que sirve para dirigir facturas electrónicas a las Administraciones públicas. Por tanto, mediante este servicio se podrán declarar las facturas en el sistema público español FACE.
Este programa reúne todas las ventajas que se han explicado anteriormente y garantiza la seguridad de los datos, además de permitir operar con otras divisas. Para ver todos sus beneficios, se deja abierta la opción de efectuar una prueba del programa de facturación gratis sin que ello suponga riesgo ni compromiso.
