La gestión de las compras en una empresa es importante y debe estar en el puesto que se merece. Tener un buen programa de gestión es vital para establecer un control adecuado sobre uno de los departamentos clave para el funcionamiento de la empresa.
Si existen problemas, la empresa puede tener dificultades de administración, así como en las finanzas o en otros departamentos. Cuando una empresa realiza las compras adecuadamente están optimizando los recursos, el tiempo y pueden incluso generar ahorro neto que ayuden a que la empresa o el proyecto sean cada vez más rentables.
Por eso, es importante que las empresas dediquen a la gestión de las compras el hueco que le corresponde. Cada vez más empresas lo están haciendo gracias a software de gestión de compras como KeyandCloud.
Además de los programas de gestión, que cuentan con herramientas avanzadas y con las últimas novedades, existen una serie de consejos para que las compras en la empresa sean adecuadas y la planificación de las mismas sea satisfactoria. Así, entre otras cosas, el departamento estará organizado y éste operara con total normalidad sin sobresaltos.
Contenido
Ventajas de la gestión de compras
La ventaja de planificar las compras en la empresa te permite estos beneficios en tu actividad
– Establecer mejor lo que se necesita en cada adquisición.
– Poder contar cada vez con mejores precios y condiciones con los proveedores de la empresa.
– Reducir costes de la empresa y tiempo en las tareas administrativas.
– Menores costes de inventarios con menores costes de stocks y los costes de distribución o logística.
– Se incrementa la posibilidad de que los productos que se necesiten de manera inmediata se tengan cuanto antes para poder incrementar la actividad empresarial.
– Poder contar con una mejor distribución de la carga laboral de los trabajadores del departamento de compras como de otras personas, intermediarios, que pueden participar en la cadena de compras, al tener estimado las compras y las actividades relacionadas.
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4 claves para conseguir optimizar el proceso de planificación de las compras
Aquí continuación, los consejos para conseguir que podamos optimizar al máximo el proceso de las compras planificadas en nuestra sociedad.
Control máximo sobre los inventarios de la compañía
Es clave el control sobre el inventario empresarial. Conocer al instante lo que existe en la empresa, sobre todo lo que antes se consume y lo que consumimos con mayor rapidez, que suele ser lo que rápidamente se suele agotar.
Hay que controlar si existen los productos suficientes (materia prima) para poder ejercer con normalidad el proceso de producción sin que nos genere ningún problema en la actividad de la empresa, así como al cliente final, que no deja de ser lo más importante.
Por último hay que tener en cuenta cuáles son los productos que tienen una mayor rotación y que además necesitan de una reposición al instante para que la calidad del producto se vea afectada. Asimismo, conocer los que tienen baja rotación para evitar recomprar de nuevo.
Cada año, revisa el plan de compras
Cada año hay que revisar el plan de compras para conseguir estimar las compras que se realizan durante el año con el consiguiente gasto.
A lo largo del ejercicio se producen variaciones, pero al menos existirán, de una forma ordenada, los recursos que hay que destinar y los que no, además del momento que se debe acometer.
Para llevar anualmente la revisión de estos planes, hay que contar con la cantidad de productos, bienes o servicios que hemos comprado en los años anteriores, realizar un inventario, contar con la suficiente información de ventas de otros años y hacer un listado de los pedidos que existan por entregar.
Gestionar con tus propios proveedores
Tras realizarse el plan, se debe analizar los productos que finalmente en este ejercicio se han comprado o no. Así se consiguen optimizar los recursos, tanto en tiempo como económicos, para establecer nuevas relaciones y negociar con los existentes, pudiendo establecer nuevos precios o descuentos al estimar las compras que puedas tener en los siguientes meses.
Si además se establece lo que se espera y las condiciones comerciales, mejor. Estas condiciones pueden ser plazos de entrega, número de bultos, calidad, etc.
Por último, si con algún proveedor se mantiene una relación a largo plazo es mejor contactar con él y negociar una posible alianza estratégica para no tener que negociar todo cada vez que cuentes con el proveedor.
Proceso automático de la gestión de compras
Es el paso último y más importante, ya que llevar el proceso de compras de manera automática puede ahorrar tiempo teniendo todo en un gran orden, ahorrando también dinero. Con un buen programa de gestión de compras se pueden realizar las actividades de compras más destacadas en la actividad empresarial.
Con un buen software de gestión y facturación, además de hacer todo automáticamente, puede que el resto de departamentos de la empresa cuenten con diferentes mejoras, operando conjuntamente con el mismo sistema.
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