Proceso de cobros de una startup

El proceso de cobros de una startup tiene que ofrecer garantías porque, si bien esto es ineludible en cualquier compañía, en estos casos las necesidades de tesorería son mayores por la fragilidad inherente al lanzamiento.

En este artículo se explica la importancia de cobrar en tiempo y forma, cómo facturar con garantías en una compañía de estas características y qué herramientas se pueden utilizar para controlar los cobros.

Programas de gestión para ‘startups’

En primer lugar, es importante tener en cuenta que la informatización de las empresas es una obligación. En una startup no se puede concebir el inicio de la actividad sin ella, en todos los ámbitos. El coste de oportunidad de no hacerlo es letal para la supervivencia de la compañía porque se perderá un tiempo precioso que se podría utilizar en cuestiones más productivas para todos los actores implicados.

Por otra parte, la política de cobros tiene que ser una prioridad para toda empresa, pero en este caso aún es mayor. Ahora bien, en muchas ocasiones no se sabe cómo llevarla a cabo, en especial cuando se trata de pequeñas cantidades. Puede que no se registren debidamente o que no se sepan renegociar los cobros y, de esta forma, se opte por pedir financiación en las entidades con unos intereses más elevados. A medio plazo, esta política puede comprometer la viabilidad de la empresa.

Un caso paradigmático es, por ejemplo, el de aquellas facturas que se pueden cobrar en 60 o 90 días, en vez de hacerlo en 30, pero que pueden librar a la empresa de tener que buscar financiación externa. Por lo tanto, la negociación se convierte en un elemento fundamental para mejorar la tesorería y tener información complementaria también, para poder establecer las estrategias al respecto.

Los programas de gestión, pues, ayudan a ganar competitividad porque optimizan el uso del tiempo y permiten controlar los flujos de caja para no tener descubiertos inesperados y evitables.

Un software de gestión completo puede englobar varias funciones relacionadas con el cobro en una startup, siendo las más importantes las que se van a enumerar. En cualquier caso, es importante entender que, si bien esta herramienta supone un apoyo importante, los gestores de la empresa han de ser proactivos.

‘Big data’ para facturar

Todo el proceso de cobro no se puede realizar sin un tratamiento de datos tanto del proveedor como de los clientes, porque esta herramienta es necesaria. Este elemento es especialmente importante porque, de lo contrario, se perderá un tiempo precioso que se podría utilizar en otros menesteres, además de aumentar las probabilidades de fallos humanos.

Por lo tanto, la primera función de cualquier programa de gestión de largo alcance será el almacenamiento de los datos de los clientes de la empresa y su correcto tratamiento, para así poder utilizarlos en la facturación.

Facturación

Al hablar de facturación, es fundamental indicar que no solo se hace referencia a la generación de las facturas, lo que es fácil de conseguir utilizando un programa de gestión profesional. Una factura se puede preparar gracias a la utilización de una plantilla en la que se incluyan los datos de la empresa, del cliente, la cantidad a percibir y la fiscalidad que hay que aplicar. De esta forma, también se puede enviar al destinatario en soporte informático fácilmente y modificarla en cuestión de minutos, si hay algún error.

Por otra parte, también es importante incorporar avisos que indiquen cuándo se va a cobrar esa factura, si es a 30, 60 o 90 días, así como la forma de cobro. Esto es importante porque, aunque lo habitual es que se cobren las facturas mediante transferencia bancaria, para cantidades pequeñas es posible que se utilice el efectivo o medios como PayPal.

Contabilidad

Tener un balance contable en tiempo real es fundamental para conocer las decisiones que hay que tomar a corto plazo, en especial en un modelo de negocio como el de las startups, tan dependiente del contexto inmediato. En este caso concreto, contar con esta información es capital porque no se puede esperar a un balance anual para realizar correcciones de rumbo, si es necesario. Evidentemente, tener el balance preparado ahorrará gastos a la empresa y permitirá enviarlo cuando proceda.

De esta forma, se conocerá la estructura financiera de la empresa, ventajas y desventajas, y se podrán tomar las decisiones tendentes a mejorarla, como son los plazos de cobro de las facturas o la solicitud de financiación.

Conclusión

El proceso de cobros de una startup se puede optimizar con las herramientas adecuadas. El software de KeyANDCloud es una alternativa funcional y económica para que cualquier autónomo o pyme que esté empezando lo pueda incorporar. Informatizar no es una opción, es una obligación, y también lo es contar con información en tiempo real para poder tomar decisiones racionales y que permitan seguir avanzando.