¿Qué es un relación de facturas?

Muchos autónomos y propietarios de pequeñas empresas se ven obligados a llevar un libro registro de facturas que dé cuenta de sus operaciones. En ocasiones, ya sea por requerimiento de algún organismo público o con fines internos de investigación, es necesario acceder a un listado de todos los documentos asociados a tales operaciones. Siendo esto así, conviene que sepas qué es una relación de facturas y cómo puedes mantener el orden en tu contabilidad de manera sencilla.

Ya se sabe, el tiempo nunca sobra cuando diriges una iniciativa por tu cuenta, y es mejor simplificar al máximo la gestión administrativa a fin de no perder de vista lo que verdaderamente importa: generar valor.

¿Qué es una relación de facturas?

Básicamente, una relación de facturas es un documento que lista de manera ordenada todas las facturas emitidas o recibidas, aportando, en cada línea, datos como su numeración, la fecha de expedición, la base imponible y los impuestos asociados a cada una de ellas, por ejemplo. Además, la relación puede presentar columnas sumatorias que resuman el importe total de una dimensión de análisis dada.

El Libro Registro de Ingresos/Gastos

La forma más básica de contabilidad exigida por las autoridades competentes es la tenencia de un libro registro de gastos y otro de ingresos. En estos libros se anotan los datos relevantes de las facturas emitidas o recibidas. Se trata, en suma, de una relación de facturas que sirve para registrar las operaciones ocurridas en el seno de la empresa (o a causa del desempeño de la actividad profesional).

¿Cómo llevar la relación de facturas correctamente?

Existen muchos métodos que puedes utilizar para listar tus facturas y obtener una relación de las mismas siempre que quieras. Las ventaja de tener actualizada tu base de datos contable es que podrás conocer otros datos interesantes a partir de las facturas introducidas, como la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Excel

Esta es, probablemente, la aplicación que más se utilizaba para llevar la contabilidad antes de la entrada en juego del programa de facturación, una alternativa que veremos más adelante. Seguro que conoces las hojas de cálculo Excel; pues bien, con una instrucción informática mínima podrás crear tablas de datos. Simplemente debes elegir las columnas que quieres utilizar y crear tantas líneas como quieras.

Luego, puedes hacer todas clase de operaciones con las cifras introducidas, desde sumatorios para conocer el total de un período concreto, hasta medias para averiguar el ticket medio de venta. Eso sí, aunque aplicar fórmulas en Excel es relativamente sencillo, llevar una contabilidad compleja con una tabla de datos requiere un nivel avanzado de conocimientos contables.

Otra opción clásica: Access

Access es otra alternativa muy utilizada hasta la fecha. Se pueden crear tablas de clientes, tablas de facturas con los campos más relevantes a introducir y establecer relaciones entre las diferentes tablas. Sin embargo, es un sistema bastante complejo y que requiere de un mantenimiento constante para arrojar relaciones de facturas actualizadas.

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Programa de facturación KeyANDCloud

Con KeyANDCloud, una aplicación web que se gestiona totalmente en la nube, podrás llevar tu contabilidad de la forma más intuitiva posible. Simplemente, registra tus facturas y deja que el sistema se ocupe de almacenar la información de manera estructurada. Siempre que lo necesites podrás acceder a un listado de tus operaciones, cruzar datos, y mantenerte al día sobre tu situación financiera.

Como ves, la mejor forma de llevar correctamente la relación de facturas derivadas de tu actividad profesional y disponer de un extracto de las mismas siempre que lo necesites es mediante el uso de un programa de facturación como KeyANDCoud, que no requiere mantenimiento y guarda de manera automática la información sensible de tu negocio.