Utilizar el software de gestión para planificar la tesorería

El software de gestión es una herramienta que puede ayudar a las empresas a planificar mejor los flujos monetarios, realizar balances, facturas y, en consecuencia, trabajar de forma más rápida y eficiente. El contable que realizaba las partidas a mano y con pluma es una figura que ha pasado a la historia.

En este artículo se hablará del concepto de tesorería, su aplicación práctica en el día a día de la empresa, la interacción con otros departamentos y cómo resulta útil la utilización de un programa informático específico. Gracias a esto, se podrá mejorar la gestión de la compañía.

​Qué es la tesorería de una empresa

El departamento de tesorería de una compañía se dedica a aquellas actividades referidas a los flujos monetarios y de caja. Dicho de otra manera, se encarga de gestionar los activos que pueden utilizarse inmediatamente para abonar facturas o para cobrar por el bien o servicio que ofrece la compañía. Se podría decir que la tesorería es el último filtro de la compañía antes de realizar cualquier tipo de operación que tendrá que estar validada o contar con el consenso de la gerencia.

Evidentemente, la tesorería está ligada al proceso de facturación, pero no solo a este punto. Por ejemplo, el abono o cobro de una operación relacionada con una entidad financiera, así como la compraventa de divisas, también entrarían dentro de las funciones del departamento de tesorería. Este elemento es importante porque significa que la tesorería no se encarga solo de las actividades de comercio, sino que también tiene una función negociadora, dependiendo del caso. Eso sí, es conveniente que los encargados de este departamento reporten puntualmente con ventas y contabilidad, con los que están íntimamente relacionados.

En las pymes, suele suceder que estos departamentos no están tan definidos, puesto que no hay suficiente personal como para realizar una delimitación de funciones tan clara. Ahora bien, si una compañía está adquiriendo una cierta dimensión, es conveniente aplicar el principio de división del trabajo para rentabilizar esfuerzos. Muchas pequeñas empresas acaban muriendo de éxito porque no realizan una división de funciones y, al final, existe una sobrecarga de trabajo que afecta a la eficiencia del servicio.

La tesorería se encarga de ejecutar acciones, pero para realizar las tareas con éxito es necesario el concurso de los demás departamentos de la compañía. Esto se debe a que las operaciones tendrán que estar previamente registradas y, en su caso, autorizadas. A nadie se le ocurre, por ejemplo, abonar una operación sin que se haya facilitado una factura, albarán o algún tipo de justificante. Otro ejemplo es el de los pagos, puesto que si hay que negociar alguna cuestión referente a los mismos (diferirlos) el encargado sería, en principio, el departamento de tesorería.

​Planificación de la tesorería

Por otra parte, lo deseable es que estos movimientos estén algo planificados para ganar en eficiencia. En determinadas empresas puede ser algo más complicado por las lógicas fluctuaciones del mercado, pero no por eso se dejan de hacer previsiones que, dependiendo del core business, se tendrán que actualizar. Un programa de presupuestos, pues, es la forma de asegurar una correcta gestión de la tesorería, aunque con las lógicas deficiencias derivadas de los imprevistos que hay en todas las compañías.

Hay que tener en cuenta que, en la actualidad, conocer con certeza cuándo hay que pagar o cobrar es fundamental para tener margen de maniobra y evitar el pago de intereses de demora, por ejemplo. También servirá, por ejemplo, para evitar contraer más obligaciones de las estrictamente necesarias, en lo referente a los pagos.

​Software de gestión

Hoy existen varios programas de software de gestión que permiten registrar todos los movimientos que tiene que realizar una empresa. No se trata solo de facturar, sino también del archivo de la información de los pagos y poder realizar balances. Toda esta información sirve para el programa de presupuestos y tener un control sobre la gestión diaria del negocio. Gracias a estas herramientas, es fácil poder realizar una consulta del estado real de la empresa y, en consecuencia, poder ver si se está en condiciones de afrontar un pago o si, por el contrario, hay que negociarlo.

Hay que tener en cuenta, además, que este tipo de herramientas, además de ser eficaces y minimizar los errores humanos, también permiten ahorrar tiempo y, en consecuencia, dinero. Por otra parte, la ventaja de estos programas es que, con una sencilla clave, todos los departamentos de la empresa pueden tener acceso a la información y, en consecuencia, trabajar sobre esta.

Conclusión

El software de gestión es un aliado para todo tipo de profesionales. Se puede utilizar en todas las empresas o para las asesorías que se dediquen a realizar las gestiones de pequeños autónomos. Desde luego, la utilización de este programa informático redundará en un mejor servicio profesional.