Albarán, ticket y factura. ¿Cuándo debemos emitir cada uno?

Cuando comenzamos a desarrollar nuestro trabajo como emprendedor, con una pequeña o mediana empresa o como autónomo, una de las dudas más frecuentes es qué tipo de documento debemos entregar al cliente: ticket, factura o albarán. Es importante conocer las características de cada uno de ellos, para saber en qué momento del proceso de facturación debemos utilizarlos y asegurarnos de tenerlos incluidos en el software de facturación online que compremos..

Ticket

¿Qué es?

El ticket es un resguardo que se entrega al cliente (consumidor final) como justificante de la compra que ha realizado. En el ticket se detallan los productos adquiridos y el precio de cada uno de ellos, así como el precio total a pagar y la fecha de la venta (opcionalmente puede contener el dinero entregado en efectivo,  el cambio y el nombre de la persona que atendió al cliente). Este ticket es imprescindible para que el comprador pueda hacer cualquier tipo de reclamación ante el establecimiento. Actualmente esta denominación ha quedado vieja, ya que ha sido sustituida por la de factura simplificada, aunque en la práctica se sigue hablando de ticket o recibo de compra.

La factura simplificada se puede utilizar en los casos de compras menores de 400 €, cuando existe alguna dificultad técnica para emitir factura y el importe no es superior a 300 € y cuando se trata de una factura rectificativa.

¿Cuándo se emite?

Se entrega al cliente inmediatamente después de efectuado el pago.

Factura

¿Qué es?

La factura es igualmente un comprobante del bien o servicio recibido por el cliente pero más complejo, con mayor información principalmente fiscal en la factura, además de los datos que hemos visto en el ticket, deben constar los datos fiscales del receptor, así como el tipo impositivo aplicado. Sirve no solo como comprobante de compra para el cliente, sino también como justificante del pago de impuestos. Con la normativa vigente desde enero de 2013 el ticket ha sido sustituido ampliamente por las facturas simplificadas, más completas y con mayor información sobre la transacción comercial que se realiza.

Los trabajadores autónomos y las empresas pueden deducirse el IVA de las facturas que presenten, no así de los tickets o recibos (aunque estos pueden computar como gastos del negocio).

¿Cuándo se emite?

Una vez realizada la operación se entrega al cliente para que este abone el importe.

En la práctica podemos decir que los recibos y las facturas simplificadas se emiten cuando el destinatario es el consumidor final, mientras que las facturas ordinarias se emiten a otras empresas o trabajadores autónomos.

Albarán

¿Qué es?

El albarán es un documento de entrega de un producto, y a diferencia de los dos anteriores no es obligatorio (aunque sí es recomendable). Además, carece del valor informativo fiscal que tiene la factura. Este documento es importante para el vendedor, el comprador y la empresa que ha hecho el trasporte, como justificación de que la entrega se ha realizado. No están regulados los campos obligatorios para el albarán y normalmente no figura el precio de los artículos. Si figura, en cambio, un espacio para que el cliente firme la conformidad del producto recibido.

¿Cuándo se emite?

En el momento de entrega de la mercancía al trasportista. Este deberá devolverle al proveedor una copia firmada por el destinatario, como comprobante de que la mercancía efectivamente ha llegado a su destino.

¿Qué tienen en común estos documentos?

-Tanto el ticket o recibo, como la factura y el albarán son documentos mercantiles expedidos por el vendedor o proveedor de servicios en distintos momentos de su proceso de facturación.

-Deben contener toda la información fiscal sobre la empresa o el trabajador autónomo que los expide.

-Los tres documentos tienen validez frente a una reclamación, ya sea por la compra realizada como por la deficiencia de entrega de la mercancía en el caso del albarán.

¿Por qué son documentos diferentes?

-El ticket y la factura son pruebas de compras realizados y pagados. El albarán es una prueba de la entrega de mercancía (no necesariamente pagado).

-En el ticket y en la factura figura como fecha de expedición la fecha del pago. Sin embargo, en el albarán la fecha debe corresponder al momento de la entrega, no del pago.

-Tanto el ticket como la factura son documentos obligatorios en el caso de una venta o una prestación de servicios. El albarán no es obligatorio aunque es un documento muy recomendable, tanto para el empresario como para el cliente y el trasportista.

-Únicamente la factura contiene información fiscal. En el ticket suele aparece la leyenda “IVA incluido” mientras que en el albarán no tiene que figurar información del pago.

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