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Check-list: 5 cosas que tienes que hacer en tu negocio para finalizar el año

El fin de año es un momento para pensar en 5 cosas que tienes que hacer en tu negocio. En la vida de una empresa se surge un volumen de trabajo extra que supone terminar unas tareas atrasadas y empezar otras nuevas durante esta época. No se trata sólo de que el esfuerzo requerido es mucho mayor para poder cumplir con los objetivos marcados en menos días laborables, o de que paralelamente se deben revisar y preparar los documentos necesarios para el cierre del ejercicio.También, es un momento clave para empezar con buen pie el próximo año,ya que, hay que planificar las acciones que se van a realizar para alcanzar las metas del nuevo ejercicio.A continuación, te presentamos un check-list de las 5 cosas que tienes que hacer para que una PYME pueda afrontar este momento del año.

  1. Resumir el balance financiero del año y actualizar el plan de negocio y la estrategia comercial.

El balance financiero describe los activos y los pasivos actuales de un negocio. Al final del año, el resumen mostrará qué activos posee la empresa y los pasivos que financian esos activos. Con esta información la dirección puede tener una “radiografía” sobre la salud financiera del negocio, comparar los resultados con el plan, detectar aquellos objetivos que se han cumplido y los que no, para poder así actualizar la nueva estrategia comercial con la nueva información.

Hay que mencionar que no es buena idea adelantarse haciendo un plan de negocio, pero tampoco hay que llegar tarde. ¿Qué queremos decir? Si empezamos a planificar nuestra estrategia comercial para el próximo año sin ver y entender los resultados anuales completos, tendremos una imagen incompleta de todo lo que sucede durante todo el año, sin poder apreciar las particularidades de la venta en cada temporada. Tomaremos decisiones equivocadas, y probablemente, no conseguiremos cumplir con nuestros objetivos. Igualmente es perjudicial dejarlo para los últimos días de diciembre, o peor aún, empezar a planificar en enero. Se tomarán decisiones apresuradas porque ya estamos dentro del nuevo ejercicio y hay que “hacer algo ya”.

  1. Verificar la documentación, presentar declaraciones y pagar impuestos.

Hasta el 20 de diciembre las empresas deben presentar el Modelo 202 y obtener el cierre del ejercicio contable antes de 1 de enero. Esto supone tener en orden toda la documentación necesaria para estos dos informes. Es frecuente que a la hora de recopilar estos datos, los responsables se den cuenta de que no disponen de la documentación original, necesaria para poder cumplir con este tipo de obligaciones.

Por este motivo, recomendamos revisar la autenticidad de la documentación que se ha ido generando a lo largo del año mucho antes, para adelantar esta tarea tan tediosa. Así, en diciembre sólo se tendrán que verificar los documentos de este mes, siendo un volúmen de trabajo mucho más reducido.

También, es importante cumplir con las obligaciones contractuales para evitar las multas. Muchos acuerdos están sujetos al vencimiento del año. Si debemos ingresar un pago, más vale hacerlo a mitad de mes y no dejarlo para los últimos días, corriendo el riesgo de que el pago se realice despúes de las fiestas. Esto supondrá un incumplimiento del contrato y una posible multa.

  1. Contabilizar los datos. 

Es impresindible realizar esta tarea antes de finalizar el año. Se trata de una comprobación física de bienes, cuentas, efectivo y activos fijos. El principal objetivo de esta tarea es comparar la disponibilidad real con los datos contables. En el caso de encontrar discrepancias, localizar la fuente y documentar el caso, para que no vuelva a suceder.

¿Cómo se hace?:

  • Una conciliación con las contrapartes. Para confirmar la existencia de cuentas por cobrar y por pagar, es necesario intercambiar actos de conciliación firmados por ambas partes.
  • Consultar con fondos y impuestos: en caso de que se detecten pagos acreditados incorrectamente, seguidos de multas.

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  1. Optimizar los gastos.

El ahorro inteligente debe ser el objetivo de cualquier empresa. Pero,¿todo ahorro es bueno, verdad?  Nos gustaría transmitirte la idea de que no es así. Hay gastos innecesarios, que no han sido planificados y que afectan negativamente el resultado financiero de las PYMEs. Obviamente, aquí debemos ahorrar lo máximo posible. Sin embargo, si nos planteamos reducir los gastos en los sueldos y las comisiones de nuestros empleados, el asunto ya no está tan claro. Si quitamos la motivación económica de nuestro departamento comercial, ¿qué tipo de resultados podemos esperar en nuestras ventas?

Por esto, las empresas deben buscar formas de ahorro inteligente. Una actividad imprescindible en las empresas es la facturación, en la que sí se puede ahorrar tiempo, dinero y ayudar al medio ambiente ahorrando mucho papel.

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  1. Fijar los objetivos para el próximo año.

Los propósitos empresariales de año nuevo más comunes son los siguientes:

  • Conseguir más clientes y fidelizarlos con la empresa.
  • Mejorar la salud financiara del negocio: pagar deudas pendientes, invertir en el personal o recursos necesarios, recortar gastos innecesarios, realizar el seguimiento del balance económico…
  • Motivar a los empleados: toda empresa debe recordar que sus primeros y más improtantes clientes son sus propios empleados. Cuando la dirección consigue que se sientan parte de la empresa, el compromiso que se crea repercute positivamente en todas las áreas del negocio. Además, se genera un verdadero equipo de trabajo en el que todo funciona.
  • Hacer crecer el negocio: no hay que pensar que el crecimiento sólo tiene que ver con el resultado financiero. Una empresa puede crecer en muchos sentidos, por ejemplo, en mejorar el nivel de los servicios y productos que ofrece, salir a nuevos mercados, invertir en nuevas oportunidades de negocio.
  • Implementar nuevas tecnologías: aún son muchas las empresas que no han digitalizado su negocio o automatizado procesos con las nuevas soluciones que ofrece el mercado IT. Página web, redes sociales, blog con contenidos corporativos, es sólo el primer paso en la actualización tecnológica de una PYME. Cada vez son más los negocios que buscan herramientas para sus procesos internos, que suelen ser un software online como Keyandcloud, que agiliza el proceso de la facturación.

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