Claves para evitar las desviaciones de tesorería y mantener el control de los gastos

La gestión de la tesorería es clave en cualquier negocio y no siempre se le ha dado la importancia que merece. La tendencia más común ha sido la de integrarla en las gestiones administrativas y no la de realizar una previsión de futuro que permita tomar medidas para controlar la liquidez.

Los expertos apuntan a la necesidad de realizar una previsión de tesorería a medio plazo, al menos de seis meses. Para ello, hay que realizar un presupuesto que incluya el control de gastos y cobros, de manera que la tesorería real se ajuste a la prevista. Hay que conectar la información financiera con la contable y el presupuesto de tesorería semanalmente, pues no se puede trabajar por separado. En este contexto, es imprescindible disponer de un proceso de facturación inteligente, que permita integrar las operaciones de diferentes áreas de la compañía. Así, lo que se consigue es realizar una planificación de futuro que incluya el control del presente. Todo ha de estar incluido en el presupuesto de tesorería. 

Razones por las que es importante disponer de un plan de tesorería en la empresa Clic para tuitear

La tendencia más general ha sido gestionar la empresa a través de la cuenta de resultados y no desde la caja. Mantener un control de la liquidez y rentabilidad es lo que permite tomar las mejores decisiones futuras, puesto que las empresas están vivas y no se comportan siempre de la misma manera. Evolucionan y cambian, alternando períodos estables con otros más inestables. Si la visión que se obtiene es a posteriori a través de la cuenta de resultados, no se podrán tomar las decisiones adecuadas en el presente para prever comportamientos futuros.

Cómo preparar un plan de tesorería

La preparación de un plan de tesorería permite que las empresas conozcan de antemano lo que tienen que pagar y cobrar en los próximos meses. Esos datos les ayudan a mejorar su control de gastos, se ajustan a la realidad de la compañía y evitan los desfases.

La tesorería de una empresa incluye la liquidez disponible, es decir, la que hay en la caja y los bancos. Sin embargo, en un sentido más amplio, también se refiere la cartera de valores o las letras de cambio. De esta manera, se podría diferenciar entre la tesorería a corto o largo plazo.

1. Diferenciar los cobros de los pagos

Es muy importante para una empresa disponer de un proceso de facturación capaz de gestionar de manera automatizada e inteligente los cobros que se realizan a través de las facturas emitidas de los pagos que se realizan mediante las facturas recibidas. Los primeros son entradas de tesorería y los segundos son las salidas.

En los cobros también se incluyen los dividendos o intereses que percibe la empresa, es decir, lo que se conoce como ingresos financieros. Lo mismo pasa con los pagos, puesto que también incluyen los intereses de los préstamos o gastos financieros, en general.

2. Previsión de cobros

En este apartado, hay que incluir los datos del presupuesto de ventas al que se elabore de tesorería; con la particularidad de que hay que indicar lo que, realmente, se va a cobrar y el día que se prevé ingresar el dinero, aunque sea con el importe del IVA. Se hace así debido a que es posible que se haga una venta por valor de 1.000 euros, pero que se ingrese el 50 % en un determinado mes y el 50 % restante en otro. Aunque la venta haya sido de 1.000 euros, la empresa solo dispondrá, primero, de la mitad del dinero; y, más adelante, de lo que le quede pendiente de cobrar. En función de los ingresos, podrá administrar su tesorería.

3. Previsión para los pagos

En este caso, se trata de realizar una previsión de las salidas de dinero previstas en concepto de pagos por distribución, explotación, producción o servicios, en general. No se incluyen los que computan como amortizaciones.

4. Plazos de pago y cobro

Una de las cuestiones que conviene tener en cuenta es la referente a los plazos establecidos de pago y cobro. La empresa ha de hacer una previsión con control de gastos en función de la gestión de su tesorería. Hay que elegir el modelo que mejor se ajuste al funcionamiento de la empresa o reconducirlo, si se crean desfases o problemas de liquidez. Por ejemplo, la empresa puede pagar a sus proveedores a 60 días y cobrar de manera inmediata, pero tiene que tener presente que las nóminas de los trabajadores se pagan mensualmente. En función de cada caso, conviene crear una política que permita controlar bien la tesorería, con el fin de no quedarse sin la liquidez necesaria para hacer frente a los pagos o compras necesarias.

Gracias al control de tesorería la empresa detecta posibles desfases que le permiten realizar ajustes y tomar las decisiones más importantes. Es fundamental que las compañías creen un colchón de tesorería a modo de un balón de oxígeno que permita hacer frente a situaciones inestables o tomar decisiones de crecimiento y expansión.

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