Claves de la ley de protección de datos en las facturas

En la actualidad, casi todos los datos de los que un usuario dispone están expuestos en la red, pudiéndose conseguir con tan solo un clic. Aun así, estando a una sola búsqueda rápida, los autónomos y empresarios deben mantenerse acorde a lo expuesto por la Ley de Protección de Datos (LOPD).

Por ello, es también necesario extender esta protección de datos a las facturas que se generan en un negocio. Y es que, el incumplimiento de la misma y según el tipo de infracción que se haya cometido, se penalizará en un rango que abarca desde los 900 € hasta los 600 000 €.

Cómo realizar las plantillas de facturas

Es muy distinto el hecho de realizar las plantillas de facturas como empresario o autónomo al hecho de copiar en ellas la LOPD sin más. Es decir, en las claves de cómo facturar correctamente se encuentra en aclarar adecuadamente que la empresa cumple con la normativa señalada y no en únicamente desarrollar un texto legal incomprensible de cara al cliente, sin más.

Un buen reflejo de la LOPD en la facturación al consumidor puede ser simplemente expresarle y, así, avisarle de que sus datos quedarán guardados en los ficheros de la empresa. También, se le deberá hacer saber a este usuario que la adquisición de los datos se realiza con el único objetivo de ofrecer una adecuada prestación de servicios y aportarle información de utilidad en lo referente a su interés por parte de la compañía en la que se desarrolle el negocio, o bien los servicios que presta el autónomo.

Por último, deberá aclararse que los datos del cliente, conforme a la LO 15/1999 de 13 diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, se tratarán de una forma estrictamente confidencial, junto al compromiso de la no cesión a terceras personas físicas o jurídicas.

Una aclaración importante, ya que en ocasiones da lugar a confusión, es la necesidad de que la empresa o los servicios del autónomo velen por el cumplimiento de la ley en todos los casos. Es decir, si bien es cierto que cuando se factura a un determinado cliente, implícitamente este está consintiendo en dar sus datos, esto no significa que haya aceptado que los mismos se den de alta en la base de datos, por lo que se deberán añadir dichas notas legales a las plantillas de las facturas.

Las ventajas de la facturación online

Si una empresa no sabe cómo facturar adecuadamente o, como muchas veces ocurre, no dispone del tiempo necesario, siembre será posible acudir a un buen software de facturación online. Además de reducir los costes de la empresa en la facturación, el envío será automatizado y mucho más simple. No obstante, lo más importante es que la seguridad jurídica en la facturación online es mucho mayor.

La mayor seguridad que aportará al cliente un software de facturación online se debe a la obligatoriedad en cuanto a la inclusión de la firma electrónica certificada. Esto resulta clave ante una posible situación de impago y, a su vez, a la hora de realizar una gestión de auditoría. Por ello, es tan importante disponer de un software adecuado.

Cómo facturar correctamente de acuerdo con la LOPD

Antes de nada, es necesario que se analice la actividad que el trabajador por cuenta propia o la empresa realiza. Esto se debe a que, en función de ello, se necesitará un mayor o nivel de protección que debe incluirse en la factura.

También, como se ha mencionado, avisar al cliente de que se va a agrupar en ficheros y con ello se procederá a la inscripción en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Así, en el documento de seguridad deberá adjuntarse medidas de tipo técnica y organizativa para adecuarse a una mayor garantía en la confidencialidad. Igualmente, las cláusulas informativas deberán estar adjuntas en otro documento o ser enviadas al cliente, al igual que las indicaciones para ejercer los derechos ARCOS. Es decir, dónde puede el cliente acceder, rectificar, cancelar o mostrar su oposición al consentimiento que se adjuntó en la factura.

Empresas y autónomos deben tener en cuenta que ya en mayo de 2018 entra en vigor la normativa de europa con el nuevo Reglamento (RGPD) de Protección de Datos, aprobado en el Consejo de Ministros en junio de 2017. Esto supone una mayor exigencia de control en la adaptación de la LOPD en este período hasta la fecha, y mucho más a partir de la misma.

En conclusión, en la actualidad se impone a las empresas y a los autónomos el principio de responsabilidad proactiva en cuanto a los datos de usuarios y clientes, lo cual se extiende a las fuertes medidas de protección de datos en las facturas que deben desde ahora adaptarse a la normativa vigente ya mencionada, así como al nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que entrará próximamente en vigor.