Compra bien, ahorrarás mucho

El precio importa, pero no tanto, el proveedor entra en tu cadena de valor, trabaja con los mejores, no serán además los más caros, evalúalos.

¿Cuál es La Meta?, le preguntaba Jonah a Alex, en el libro, “La Meta” de Eliyahu M. Goldratt, (os recomiendo que lo leáis), es una novela muy entretenida, os lo habéis preguntado. Y la respuesta, cada uno en tu organización tiene la suya, o todos tienen la misma.

En las empresas industriales y de la construcción, las compras representan cerca del 60% de los gastos de toda la organización. Y en el resto está cerca del 50%.

En los blogs anteriores hablamos de las políticas, objetivos, metas y tareas, hablamos también de organizarte y utilizar las herramientas de orden y limpieza.

También comentamos el tema de satisfacer a las partes interesadas donde incluíamos, entre otras, como muy relevante, a nuestros proveedores o suministradores. Aliados.

Dentro de esta palabra de aliados, debemos incluir, no solo a los proveedores, puros y duros, sino también, a cualquier otra organización que nos provea de algo, sea , información, producto, servicio, o como: empresas tecnológicas, financieras, gubernamentales, ONG´s.

Una buena relación con los Aliados, puede ser mutuamente beneficiosa para todos y generar valor.

¿Qué podemos hacer, para mejorar, estas relaciones?:

Podemos ayudarles, con formación, tecnología, experiencia, también asociarnos con ellos en los beneficios o perdidas que podamos obtener de la colaboración.

Igual que insistimos, en detectar bien las necesidades de nuestros clientes, igualmente debemos ser capaces de transmitir correctamente nuestras necesidades a los proveedores, ¿Cuándo realizamos un pedido, estamos seguros de haber definido bien todas nuestras especificaciones y necesidades?. Somos claros.

Un pedido puede ser una llamada telefónica, un correo o un documento más formal, pero debe ser claro e indicar todo correctamente. No solo el producto o servicio, sino cualquier otra característica que necesitemos. (embalaje, tiempo / plazo de entrega, etc..).

Si realizas mal o poco claro el pedido, tu proveedor posiblemente no cumplirá con tus necesidades. No pasa nada por hacerlo lo mejor posible, perdón si pasa, que ganaras en tiempo y menos problemas.

Debemos asegurarnos antes de pedir nada al proveedor, que realmente tenemos claro lo que necesitamos, no solo en el tema de las especificaciones sino también en los otros requerimiento indicados anteriormente, es muy importante también las cantidades, ya sabemos que el almacén, también nos cuesta mucho dinero. Y no caer en la trampa de comprar más de lo necesario, por mejorar el precio, el almacén se lo comerá.

No sé cuantos problemas tengáis con vuestros proveedores, pero una compra mal realizada, una entrega a destiempo, el no fiarte y tener casi que inspeccionar el 100% de lo entregado, os está costando muchísimo dinero.

Las grandes empresas, tienen áreas que se dedican única y exclusivamente, a la selección, evaluación y control de proveedores. Centrados en mejorar la calidad de los mismos, por que los productos o servicios comprados influyen directamente en la calidad de sus productos o servicios.

Lo aconsejable, seria por un lado decidir qué productos o servicios necesitan de especificaciones o son críticos para nuestra actividad, por ejemplo, material de limpieza de la oficina o instalaciones, ¿es crítico para nuestra actividad?, normalmente no, a no ser que nuestro negocio sea una empresa de limpieza.

Una vez centrados en los productos o servicios relevantes, deberíamos saber que proveedores existen en el mercado, para cada uno de estos productos, cuál es su nivel de desempeño, y evaluarlos, al no tener ese departamento de compras, que podemos hacer en el caso de necesitar un nuevo proveedor.

  • Pedirles certificaciones de calidad, o medioambiente.
  • Si realmente nos interesa, hacerle una visita y evaluarlo insitu.
  • Si compras por Internet, pedirle antes de la compra que nos envié muestras y ver comentarios.
  • Consultar al proveedor en la Web o redes sociales.
  • Solicitar información en nuestra asociación y si es extranjero apoyarnos en nuestras embajadas.
  • Formar parte de un portal de compras centralizadas

Y si es un proveedor, con el que ya trabajamos y estamos satisfechos,

  • Indicarle que cosas debe mejorar.
  • Comunicarnos con plataformas como Keyandcloud, para mejorar nuestra comunicación, ahorrar costes, y conocer nuestra tesorería, lo que vamos a comprometer a nuestras finanzas con el pedido.
  • Evaluar su desempeño en cada pedido entregado, incluid plazos y condiciones económicas.
  • Ver el historial de compras (con Keyandcloud), negociaras mejor.
  • Escucharle para que nos proponga nuevas oportunidades de negocio.

 

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Básicamente se trataría de llevar una pequeña ficha de cada proveedor, donde podamos ir apuntando, todo el historial de las actividades y nuestra evaluación.

Seguro que muchas de estas actividades las llevas en la cabeza, pero si tienes colaboradores, ellos también tendrán la información y podrán actuar en consecuencia.

Las actividades de control, verificación e inspección de los productos o servicios comprados, elevan el coste de las compras, si tenemos proveedores fiables y adecuados, nos ahorraremos mucho dinero, porque disminuiremos estas actividades.

Igualmente si tus productos comprados cumplen con tus requisitos, los podrás incorporar sin miedo a tu proceso principal, pero esto lo veremos en el siguiente blog.

KeyANDCloud

Y como dice el dicho: «lo barato puede salir caro».

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