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Factura rectificativa, claves para corregir una factura.

La factura rectificativa es una herramienta clave cuando se procede a realizar la facturación de una entidad, sean cuales sean su sector industrial y su volumen de producción. Microempresas, pymes y autónomos tienen la posibilidad de emitir facturas rectificativas. En este artículo se analiza paso a paso su utilidad y cómo manejarlas.

¿Qué es una factura rectificativa?

Se llama factura rectificativa aquella que se utiliza para modificar y/o ampliar una factura ya existente. La factura rectificativa nace de la imposibilidad de realizar modificaciones a una factura ya emitida, en lugar de ello es necesario producir una factura nueva que incluya los cambios necesarios.

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¿En qué casos se realiza la factura rectificativa?

El proceso de facturación es algo a lo que tanto los autónomos como las micro y pymes tienen que enfrentarse cada cierto tiempo. La sobrecarga de trabajo, la falta de soltura a la hora de encargarse de temas relacionados con cargos, recibos, impuestos, etc., o simplemente el estrés, pueden desencadenar fallos a la hora de poner en orden la facturación.

Las facturas pueden no satisfacer los requerimientos de las leyes en vigor debido a la existencia de errores. Estos errores pueden encontrarse en los datos incluidos en la factura, en los importes expuestos ya sean totales o parciales, en posibles descuentos y devoluciones, en el tipo de impuesto sobre el valor añadido (IVA) que corresponde, o pueden ser descuidos, por ejemplo, la omisión de datos importantes. Para enmendar estas posibles equivocaciones existe la facturarectificativa.

Es importante tener en cuenta que si el importe es el objeto de la modificación, la factura rectificativa ha de realizarse en cuanto se tenga conocimiento del motivo por el que es necesaria su emisión y siempre dentro del plazo de cuatro años desde la fecha de devengo.

Es imprescindible generar una factura rectificativa siempre que las cuotas repercutidas del IVA se hayan establecido erróneamente.

Gracias a la factura rectificativa se puede recuperar un dinero que se creía perdido. La factura rectificativa es muy útil a su vez, en aquellos casos en los que el IVA de la factura inicial haya sido declarado a la Agencia Tributaria, pero no haya sido cobrado, debido a que la factura en cuestión permanece en estado de impago. Esto sucede cuando la entidad facturada se declara en quiebra o en concurso de acreedores. Mediante la factura rectificativa es posible enmendar la base imponible de la factura inicial eliminando así la cuota repercutida.

¿Cómo se realiza una factura rectificativa?

El proceso de expedición de una factura rectificativa es sencillo. Se deberá emitir una nueva factura, con un nuevo número de facturación asignado, en la que consten los cambios que hayan sido necesarios debidamente señalados, así como el número de la factura que se corrige y la fecha de la misma. Con fecha de 1 de enero de 2013 entró en vigor el nuevo reglamento de facturación, desde entonces ya no es necesario dar cuenta de los motivos de los cambios, ni tampoco especificar que se trata de una factura rectificativa.

En cuanto a las facturas rectificativas en las que la corrección pertinente corresponde al importe, si la factura rectificativa comprende únicamente el importe modificado, las dos facturas, original y rectificativa tendrán vigencia. Si este no fuera el caso y todos los datos de la factura fueran sujetos a corrección, lafactura rectificativa sustituiría a la inicial.

Durante el siguiente mes a la fecha de emisión de la factura rectificativa, será necesario dirigir una copia de las facturas original y rectificativa a la Agencia Tributaria, así como las modificaciones realizadas en la base imponible de la factura rectificativa para que dicho organismo anule la generada por la factura inicial.

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Factura rectificativa e IVA

En el caso de las facturas rectificativas con motivo de la recuperación del IVA declarado de facturas impagadas por quiebra o concurso de acreedores, el plazo está establecido en un mes a partir de la fecha de publicación en el BOE de dicho estado de la entidad facturada. El plazo para comunicar a la Agencia Tributaria las modificaciones realizadas sería también de un mes.

La factura rectificativa ‘online’

Existen en la actualidad diversas herramientas online que nos permiten trabajar a un nivel que hasta hace poco estaba reservado a los profesionales del sector de la contabilidad. El software de facturación online nace de la necesidad de autónomos, micro, pymes e incluso de las gestorías de trabajar a nivel usuario sin perder un ápice de la rigurosidad de los profesionales. Con la ayuda de los programas de facturación online es posible generar, almacenar, comprimir, enviar, rectificar y hacer todo tipo de gestiones referentes a las facturas, convirtiendo así el proceso en algo asequible, práctico y accesible desde diversos dispositivos. De este modo el software de facturación online se ha convertido en la herramienta perfecta para llevar a cabo una facturación impecable.

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