A principios de 2015, el Gobierno de España estableció el uso obligatorio de la facturación electrónica para todos aquellos proveedores de la Administración. Aunque, a nivel de empresa privada, no hay ningún mandato que exija su uso, sus múltiples beneficios (ahorro de papel y costes, rapidez, etc.) hacen que este formato cada vez esté más extendido en el tejido empresarial.
Según datos del Plan Avanza, utilizando la facturacion electrónica, las empresas se ahorran 3,48 euros por factura. De los cuales, 2,78 euros corresponderían a la recepción y 0,70 a la emisión. Esto supone un ahorro de entre el 60 y el 80% en este tipo de gastos.
Sin embargo, incorporar tecnología a procesos que, hasta hace poco, se realizaban de forma manual no es algo fácil de entender para mucha gente. Por muy sencillo que lo expliquen las empresas especializadas en facturacion electrónica, algunos trabajadores miran con recelo una herramienta que, bien utilizada, podría hacer la vida más fácil.
Para que el sistema de facturacion online sea visto como la herramienta necesaria para llegar al objetivo de ahorro que mencionábamos antes, se pueden considerar algunos de estos consejos
1 – Utilizar una plataforma a la que se pueda acceder desde cualquier dispositivo, es decir, usar un servicio cloud, en lugar de tener que descargar un software cada vez que se necesite facturar. La movilidad que existe hoy en día no asegura que el trabajador pueda realizar estas gestiones siempre desde la oficina. Con un sistema online basta la conexión a internet para acceder a todos los datos.
2 – Contar con un entorno seguro que proteja la información. El manejo de facturas requiere una seguridad a más alto nivel del que se puede necesitar para mandar, por ejemplo, un correo electrónico. No se trata solo de enviar y recibir el documento, sino de asegurarse de que este no ha sido modificado hasta su recepción; el emisor y receptor son, realmente, quienes dicen ser; el emisor conozca, en todo momento, el estado de la factura y si esta ha sido rechaza, recibida; etc. La privacidad del dato también es vital. De hecho, hay numerosas leyes que lo protegen (como la LOPD) y la responsabilidad corresponde a la empresa emisora de la factura, la cual ha de asegurarse de que la plataforma que use para su envío también tenga un adecuado nivel de privacidad.
3 – La importancia de la conciliación bancaria. Se trata de un proceso necesario y muy importante para cualquier empresa. No importa el tamaño. Por ello, hoy en día existe todo un mercado de aplicaciones informáticas para facilitarla, con su correspondiente abanico de precios y funcionalidades. A la hora de elegir una, ha de tenerse en cuenta que, a mayor capacidad de automatización de los procesos, mayor precio y complejidad de utilización.
4 – Guardar las facturas el tiempo legal que obligue cada país. Por ejemplo, la Agencia Tributaria en España establece que las facturas que hayan soportado cuotas de IVA y cuya “deducción esté sometida a un periodo de regularización” deberán conservarse durante el año en el que se emiten, más otros cuatro más (en total, cinco años). En el caso de que la factura sea electrónica, el ahorro de espacio y papel es evidente.
5 – Un servicio al cliente óptimo. Como en cualquier servicio, si el proveedor de la plataforma brinda una atención rápida y de calidad a sus clientes y, además, es multiplataforma (poder contactar con algún agente por chat y teléfono, por ejemplo), habrá aumentado considerablemente la calidad de su producto; y, por ende, la fidelidad del consumidor. No hay que olvidar que la estrategia customer experience (experiencia de cliente) está, más que nunca, en el centro de los planes de cualquier tipo de corporación que busque ser más competitiva.
6 – El conocimiento de las normas tributarias. Aunque antes se ha mencionado que la Agencia Tributaria exige que, por lo general, se conserven las facturas cinco años, hay tributaciones especiales o reglamentos de última hora que hay que tener en cuenta a la hora de realizar determinadas facturas. Un asesoramiento profesional sobre el tema evitará sorpresas de última hora.
7 – Establecer una rutina de facturación. Como cualquier otra actividad profesional que requiera una atención máxima, la facturación es una tarea que necesitará mucho esfuerzo y establecer un día o momento concreto para realizarla y crear una rutina en torno a ella puede ser una buena idea. Además, las herramientas de facturacion online permiten un seguimiento más sencillo, de una forma más visual y con menos margen de error.
En conclusión, la facturacion electrónica es una herramienta que se convertirá en algo indispensable en un futuro cercano, dadas las múltiples funciones que se están incorporando. La clave está en encontrar una plataforma que ofrezca servicios sencillos, multiplataforma, seguros y con el valor añadido de una atención al cliente óptima.
