Plantilla de factura para escuelas de idiomas

Una de las dudas más habituales para los profesionales que dan clases de idiomas, ya sea como autónomos o con una academia, es cómo facturar, cómo crear una plantilla de factura que sirva para presentar ante Hacienda. Si es tu caso, vamos a intentar aclarar qué es lo que necesitas para cobrar legalmente a tus alumnos.

Como facturar clases de idiomas

Lo primero que considerar, si quieres saber como facturar clases de idiomas, es si darte de alta en autónomos o si utilizas alguna otra forma para legalizar tu situación. Si tienes una academia dada de alta como empresa, asunto resuelto, pero, si no, hay varias opciones:

– Trabajos esporádicos. Es la situación de quienes participan en cursillos puntuales, conferencias, seminarios y similares. Para cobrar deberás facturar con tu nombre y datos fiscales, además de descontar una retención de IRPF del 15 % al importe que te debe pagar quien te contrate. Es decir, si te van a pagar 200 euros, tendrás que aplicar una retención de 30 euros. Tú cobrarás 170 euros, ya que el 15 % retenido lo tendrá que ingresar en Hacienda tu pagador. Esa retención se tendrá en cuenta a la hora de hacer tu declaración de la renta y figurará como rendimientos del trabajo personal.Este procedimiento debes seguirlo con independencia de la cantidad que cobres por cada acto.

– Clases regulares. Si ejerces la docencia de forma continua con unas horas prefijadas cada mes, la cosa cambia. Tendrás que darte de alta en Hacienda como formador porque se considera que estás desarrollando una actividad económica independiente. Además, las facturas que no cobres a particulares (por ejemplo, si facturas a una empresa por darle clases a sus trabajadores o a una academia) deberán llevar la correspondiente retención. Pero aún hay más, porque, si esta labor es estable, tendrás que darte de alta en la Seguridad Social como autónomo.

En el caso de facturar a una academia ,puede ser que en lugar del 15 % la retención sea solo del 7 % sobre el importe neto durante un tiempo si eres nuevo autónomo. De todas formas, estas excepciones suelen estar sujetas a cambios de la normativa. Lo mejor es que lo consultes si estás en ese caso.

También debes tener en cuenta que si te das de alta en autónomos deberás pagar la cuota mensual establecida. Pero en algunos casos es posible cobrar a través de una cooperativa de trabajo y no tendrás que ser autónomo, aunque es conveniente consultar si tu caso puede caber en tal modalidad antes de tomar una decisión.

El IVA en la facturación de formación

La facturación de formación puede ser con o sin IVA. ¿Dónde está la diferencia? Pues, no tendrás que declarar el IVA si tus clases entran en los planes reglados del Ministerio de Educación y Formación Profesional.

En el caso de clases particulares de materias que forman parte de la formación reglada, tu factura deberá indicar: «Enseñanza exenta de IVA en virtud del Art. 20 Uno 10º de la ley 37/1992 de 28 de diciembre del impuesto sobre el valor añadido».

Pero si fueran clases de idiomas impartidas por un centro de estudios o de formación empresarial, el texto añadido debe ser: «Enseñanza exenta de IVA en virtud del Art. 20 Uno 9º de la ley 37/1992 de 28 de diciembre del impuesto sobre el valor añadido», ya que cambia el apartado del artículo 20.

La ley del IVA también recoge otros supuestos en los que no hay aplicar el IVA, pero en los casos habituales de profesionales que ofrecen clases de idiomas a cambio de una remuneración económica, sí hay que hacerlo al 21 % que es el tipo general. No está de más, sin embargo, consultar siempre cada caso concreto por si pudiera haber alguna variación.

No incluir el IVA tiene una ventaja importante, y es que te ahorras tener que hacer sus liquidaciones trimestrales, el conocido modelo 303. Además, también te evitas presentar el modelo 390, que es el resumen anual del IVA que hubieras cobrado.

Qué epígrafes deben figurar en la plantilla de factura

Una plantilla de factura común debe tener los siguientes apartados:

● El título “Factura” debe aparecer literalmente.

● Número de la factura. Debe ser correlativo, así que debes llevar un control riguroso.

● Su fecha de emisión y de vencimiento.

● Concepto del servicio prestado.

● Precio del servicio.

● Condiciones de pago.

● Retención de IRPF, en caso de ser necesario.

● IVA, en caso de ser necesario. Si no lo es, debe incluirse la nota de exención ya comentada.

● Importe final.

Una última consideración es que, para facilitarte las tareas de rellenar y emitir estos documentos, nada mejor que utilizar un plantilla de factura de un programa de facturación. Y recuerda que, para evitar problemas, debes consultar cualquier caso de facturación que puedas considerar excepcional. Prueba nuestro programa, KeyANDCloud, y rentabiliza tu tiempo. Trabajamos ya con más de 100 profesores de idiomas.

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