¿Cómo se lleva a cabo la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica se ha convertido, en el marco de la transformación digital producida en el seno de la Administración Pública y las empresas, en una realidad muy presente en el día a día de los trámites relativos, por ejemplo, a los impuestos.

Aunque no se trata de su única aplicación, dado que existen muchas más relacionadas con otros trámites administrativos, sin duda se ha revelado como una de las más relevantes. Ha de tenerse en cuenta que este sistema permite almacenar los datos con más seguridad, por lo que se ponen más a salvo de los hackeos. Asimismo, se agilizan las operaciones a realizar y se evita la acumulación de papel que se producía anteriormente.

En resumidas cuentas, se trata de un proceso asociado a la modernización natural tanto de las Administraciones Públicas como de las empresas privadas y que implica unos evidentes ahorros económicos y de tiempo.

¿Por qué otras razones es importante llevar a cabo este tipo de contabilidad?

En primer lugar, hay que valorar que todas las personas físicas o jurídicas pueden apostar por el sistema de facturación electrónica. No en vano, la Administración Pública lo ofrece por el hecho de que considera que facilita sus trabajos y el control y análisis de todos los datos de los contribuyentes.

Sin embargo, es preciso retener que solo un porcentaje de estos está obligado a la liquidación de sus tributos mediante dicho sistema. Se trata, básicamente, de los siguientes perfiles:

– Quienes cuentan con un periodo mensual de liquidación.

– Los que hayan facturado, durante el ejercicio anterior, 6 010 121,04 euros.

– Los inscritos en el Registro de Devolución Mensual.

– Quienes aplican el régimen del grupo de entidades.

En este sentido, los sujetos obligados a realizar la declaración del IVA están obligados a contar con los formatos digitales de los Libros de Registro de Bienes de InversiónFacturas Expedidas y Recibidas y Registro de Operaciones Intracomunitarias.

De esta manera, la facturación digital se acababa aplicando, en cuanto a la liquidación del impuesto señalado, al modelo 303. Pero también a otros modelos asociados al IVA, como los 340, 347 y 390. Lo mismo se puede señalar respecto al modelo 111, el cual sirve para gestionar las retenciones del IRPF de los empresarios y trabajadores.

Conceptos vinculados a la contabilidad electrónica que es preciso conocer

Por otra parte, la implementación de la facturación electrónica se caracteriza por un funcionamiento cuyas particularidades deben ser conocidas correctamente por el usuario. A continuación, se repasan algunos de sus aspectos fundamentales:

– Conciliar los comprobantes digitales. Tanto los recibidos como los emitidos deben ser cotejados de forma periódica por parte del contribuyente con los que hay almacenados en el sistema de la Administración Pública. Además, hay que recordar que se deben realizar revisiones mensuales de estas conciliaciones. Es importante la verificación del registro contable antes y después de los envíos a la Administración Tributaria. Lo mismo puede comentarse acerca de los archivos relativos a los ajustes realizados.

– Incluir los abonos. Tanto los pagados como los cobrados que aparecen en los estados de cuenta han de contar con sus correspondientes versiones en el formato de la facturación digital. En este sentido, se incluyen las operaciones vinculadas a los préstamos, la identificación y documentación de los traspasos entre cuentas y las acciones que no correspondan a ingresos.

– Inclusión de los cargos bancarios. Algo similar puede señalarse acerca de los cargos bancarios, lo cual incrementa los controles sobre sus cuentas. Estos cargos, por otro lado, pueden formar parte de las operaciones de los prestadores de servicios y proveedores, las recepciones de nóminas mensuales con los registros de contabilidad y el pago de nóminas.

– Validar los XML. Se trata de archivos que tienen que ser validados por parte de su emisor previamente a ser enviados mediante el sistema de facturación electrónica. De esta manera, el usuario se va a ahorrar posibles notificaciones de requerimiento que realice la Administración Tributaria por inconsistencias y errores. Llevar a cabo estas operaciones preventivas, por otra parte, supone, tanto para la Administración Pública como para el usuario, asegurarse de no tener que perder tiempo posteriormente en subsanaciones que podrían haberse evitado con una cierta previsión.

– Detección de los fraudes protagonizados por los contribuyentes. Por último, apostar por realizar las gestiones de documentación con la Administración Pública mediante el sistema de facturación digital conlleva una garantía de seguridad en comparación con padecer los perjuicios relativos a haber interactuado con otros contribuyentes que hayan incurrido en operaciones fraudulentas o incumplimientos. En este aspecto, el sistema de alertas automáticas de la Administración Tributaria se ha revelado como una útil precaución práctica.

Un programa de asesorías supone una herramienta eficaz

Efectivamente, un software específico para quienes tienen que liquidar estos impuestos se convertirá en un instrumento clave. En definitiva, facilitará, con sus módulos concretos, la realización ágil, segura y sencilla de estas operaciones.

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