Factura proforma, qué es y cuándo usarla

Seguramente a estas alturas, el concepto de factura ya no te resulta extraño e incluso te has convertido en un experto en facturación de tu sector. Pero, ¿tienes claro para qué sirve una factura pro forma y en qué se diferencia con las facturas “standard” o los presupuestos?

En este artículo, te despejamos dudas y te damos las claves para que sepas cuando y como utilizarlas.

¿Qué es?

A menudo, los autónomos y empresarios utilizan las facturas pro forma como un compromiso por parte del vendedor, de venta de un producto o de prestación de un servicio a un determinado precio. Este tipo de documento está muy extendido en comercio exterior y en el territorio nacional se usa a menudo como borrador, previo a la factura final. Es importante remarcar que en ningún caso tiene valor fiscal ni contable, por lo que no podemos pretender cobrar un producto o servicio en base a este documento. Tampoco supone una obligación ni de prestación del servicio ni de pago del mismo. Es un documento informativo.

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¿Qué elementos debe tener?

Una factura pro forma es muy similar a una factura al uso, lo más importante es que en el documento se especifique claramente “factura pro forma”. Además, deberán constar los siguientes elementos:

  1. La fecha en la que se ha emitido.
  2. El nombre de la compañía, el domicilio de la misma y la identificación fiscal (o bien el número de IVA para las ventas realizadas en la UE) de la compañía exportadora, es decir, el expedidor.
  3. El nombre de la compañía, el domicilio y la identificación fiscal (o bien el número de IVA para las ventas realizadas en la UE) de la compañía que compra, es decir, el consignatario o destinatario.
  4. La descripción de la mercancía, mencionando expresamente la cantidad o unidades que se venden.
  5. El precio de cada unidad y el precio total en el INCOTERM y las divisas que intervienen.
  6. La cantidad o cantidades de bultos, su preso bruto, peso neto y el volumen.
  7. El desglose detallado de los gastos de seguros y transporte, si corren a cuenta del exportador, especialmente a los efectos del cálculo del valor estadístico o comercial.

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La factura pro forma en comercio exterior

En las operaciones extranjeras, esta factura es emitida por los exportadores con el objetivo de que el comprador o importador cuente con toda la información acerca de todos los elementos que son referidos en estas operaciones. Cuando el comprador acepta la oferta, la factura pro forma sirve para que el exportador pueda confirmar los datos de la venta.

¿En qué se diferencia de un presupuesto?

Aunque a veces se utilizan indistintamente, cada uno de ellos tiene un objetivo diferente y se usan en fases diferentes del proceso de venta.

El presupuesto de venta se utiliza para dar información más detallada al cliente del producto o servicio a prestar, el precio, la cantidad y las condiciones comerciales: modo y plazo de pago. Un presupuesto es válido cuando ha sido firmado por ambas partes. No obstante, mientras no se haya entregado el producto o prestado el servicio, el presupuesto puede ser modificado.

Como la factura pro forma, el presupuesto no es obligatorio y carece de valor contable o fiscal.

El presupuesto suele ser muy utilizado por la empresas o autónomos que no trabajan con precios fijos, como por ejemplo las empresas de servicios o las que hacen productos a medida.

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La diferencia principal entre ambos es que el presupuesto tiene un carácter más informativo, que se puede utilizar para la fase de negociación, mientras que la factura pro forma es un documento más definitivo, menos detallado y muy útil para cerrar la venta y asegurarnos que el cliente entiende todos los términos de la venta y adquiere un compromiso de pago.

Mientras que el presupuesto puede tener un formato más abierto, la factura pro forma suele tener un contenido y estructura más parecidos a la factura final.

Cómo un programa de facturación te puede ayudar

Un programa de facturación como Keyandcloud te permitirá crear fácilmente todos estos documentos. Sólo tendrás que decidir si quieres hacer un presupuesto, albarán, pro forma o factura, y el programa asignará automáticamente su numeración correlativa. Además, creando un presupuesto o pro forma, con un solo clic, podrás transformarlo en factura. Lo que te permitirá tenerlo más organizado y ahorrar mucho tiempo y dolores de cabeza.

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